Contar con un organigrama del departamento de compras es importante porque ayuda a mejorar la eficiencia operativa, la claridad de roles y responsabilidades, la coordinación y colaboración entre los empleados, así como el desarrollo de sus propias carreras dentro de la empresa.

Para crear un departamento de compras efectivo, es esencial garantizar que las operaciones de una empresa se realicen de forma adecuada y estructurada, sin importar si esta crean bienes o se prestan servicios.

Y para lograr esto, necesitamos conocer exactamente lo que cada empresa requiere de su departamento de compras, por lo que a continuación podrás conocer los pasos para lograrlo:

• Definir los objetivos del departamento de compras: las siguientes preguntas ayudarán a establecer los objetivos y metas que debe cumplir el departamento de compras  ¿Cuáles son las necesidades de la empresa? ¿Cuáles son los productos y servicios que necesita adquirir el departamento de compras? ¿Existe un presupuesto límite para las compras? 
• Crear el organigrama del departamento de compras: es necesario definir los puestos y roles de cada miembro del equipo, pero de una forma que sea clara y coherente para que los miembros del equipo sepan a quién deben reportar y cuáles son sus responsabilidades.
• Seleccionar y capacitar al personal adecuado: una vez definidos los puestos y roles del departamento de compras, es necesario seleccionar al personal adecuado según la experiencia, habilidades y conocimientos necesarios para cada puesto, así como capacitar al personal para que estén al tanto de las tendencias y novedades del mercado.
• Establecer políticas y procedimientos de compras: Las políticas y procedimientos de compras son esenciales para garantizar el buen funcionamiento del proceso de compras, ya que, con tantas actividades por desarrollar, es necesario contar con las bases para realizar tareas como la emisión de órdenes de compra, la selección de proveedores, negociación de precios, gestión de contratos y seguimiento de las entregas. 
• Implementar un sistema de evaluación: normalmente se establecen ciertos indicadores clave de rendimiento o KPIs, los cuales sirven para medir la eficacia del departamento de compras y realizar evaluaciones periódicas para identificar oportunidades de mejora y así, garantizar que el departamento de compras esté cumpliendo con sus objetivos.

De los pasos anteriores, uno de los más relevantes y que mayores duda genera, es el organigrama, por lo que a continuación podrás conocer la estructura más común que se utiliza en la mayoría de las empresas grandes.

Áreas o puestos del departamento de compras

Las siguientes áreas son esenciales para desarrollar las funciones de abastecimiento de forma adecuada, aunque, si la empresa donde laboras no es lo suficientemente grande para tener todos estos puestos, el comprador deberá ser capaz de cumplir con todas las funciones, tal vez con apoyo de alguna asistente o algunos becarios.

Y por el lado contrario, si tu empresa cuenta con más personal, entonces tu organigrama contará con más supervisores o más jefaturas, y con puestos más específicos, como compradores, especialistas e ingenieros de abastecimiento segregados por subcategorías.

Director de Compras

Se encarga de supervisar todas las operaciones del área de compras y sobre todo, tomar decisiones estratégicas para garantizar que la empresa obtenga los bienes y servicios necesarios para operar de manera efectiva y eficiente, al mismo tiempo que se busca aumentar la rentabilidad de la empresa.

Negocia los contratos más importantes para la empresa y analiza los gastos más significativos. También es el contacto directo con el CEO o el Director Ejecutivo, para mostrarle la información más relevante relacionada con compras de bienes y equipos, materiales directos e indirectos.

Es en este nivel donde se toman las decisiones de mayor impacto para mejorar todo el ciclo de compra.

Gerente o Jefe de Compras

Es el área responsable de la gestión y coordinación del proceso de compras dentro de la empresa, por lo que necesita identificar las necesidades cruciales de todos los tipos de compras que requiera la empresa, para mantener un flujo de trabajo eficiente y sin contratiempos.

Trabaja en colaboración con los gerentes de los distintos departamentos para atender sus requerimientos y se encarga también de definir las políticas de compras y garantizar la reducción de costos, cumplir los parámetros de calidad y asegurar los tiempos de entrega.

Dependiendo el tamaño de la empresa, puede ser que haya una gerencia o jefatura por cada tipo de compra (materiales directos, materiales indirectos, bienes y equipos).

Ingeniero de compras

El ingeniero de compras o ingeniero de abastecimiento es el responsable de evaluar a los proveedores para confirmar que puedan cumplir con la calidad de los productos y servicios requeridos, además, de apoyar a cualquiera de los puestos a desarrollar proveedores, para asegurar de igual manera la calidad de los suministros.

Este ingeniero deberá de conocer a detalle todo el proceso de compras, ya que, él será quien asegure que un proveedor cuente con todo lo necesario (certificaciones, calificaciones, capacidades y condiciones de su empresa y de sus trabajadores) para realizar el servicio o producto que necesitamos comprar en la mejor forma posible.

También será el principal contacto con el departamento de calidad, para poder resolver cualquier situación que los proveedores no cumplan sobre los materiales o servicios comprados.

Especialista en abastecimiento

El especialista en abastecimiento o desarrollador de proveedores es el responsable de buscar con los proveedores existentes en nuestra empresa, o con nuevos proveedores, diferentes productos, diseños, insumos, componentes, materias primas o servicios, que ofrezcan a la empresa una reducción de costos y/o mejorar las condiciones del servicio comprado.

 Para esto, deberá considerar una variedad de factores como la ubicación, los costos logísticos, lo novedoso del producto o servicio, el riesgo, y el estado de maduración del proveedor, trabajando en conjunto con el ingeniero de compras y el equipo de planeación para conocer el pronóstico de la demanda.

En sí, es quien se encarga principalmente de negociar licitaciones, contratos y/o cotizaciones con los proveedores, para pactar listados de precios y fechas de entrega, con lo que se consigue agilizar el proceso de compra y reducir costos.

Supervisor de compras

El supervisor de compras es el encargado de supervisar el trabajo del equipo de compradores (ya sea de materiales directos, indirectos o de bienes y equipos) y de asegurarse de que las actividades del departamento de compras se realicen de manera efectiva.

El supervisor de compras reporta directamente al gerente de compras, para facilitarle la información relevante sobre los riesgos que se pueden presentar en alguna compra y así poder tomar una acción efectiva que minimice los riesgos en la producción o en el servicio a realizar.

Así mismo, comenta con el gerente de compras sobre alguna actualización o cambio a realizar en los procesos y políticas de compras, para mejorar el trabajo del equipo.

Dependiendo el tamaño de la empresa, puede haber más de un supervisor.

Comprador de materiales directos

El comprador de materiales directos se encarga de comprar las materias primas y los componentes necesarios para la producción o servicio que se ofrece, donde colabora principalmente con el departamento de producción, planeación, calidad y logística para realizar las siguientes compras:

• Materias primas como madera, tela, acero, aceites y minerales
• Componentes y partes como motores, cables, interruptores , partes mecanizadas
• Procesos externos como recubrimientos, pintura, tratamientos especializados y certificaciones

Expeditador o Expeditor

Un expeditor se enfoca en realizar el seguimiento de los pedidos de mayor urgencia o relevancia con los proveedores, asegurándose de que se entreguen en el plazo, cumplan con cantidad y las especificaciones acordadas, entre las tareas que más destacan de este puesto se encuentran:

• Realizar seguimiento a los tiempos de entrega confirmados por los proveedores, verificando periódicamente el status de los pedidos, para asegurar que se cumplan los plazos establecidos
• Reportar y resolver cualquier problema o retraso en la entrega de los productos o servicios
• Proporcionar retroalimentación a los proveedores sobre la puntualidad de sus entregas, para analizar puntos de mejora

Comprador de materiales indirectos

Un comprador de materiales indirectos se encarga de adquirir los materiales que no están directamente relacionados con la producción de los bienes o servicios que se ofrecen, pero que son necesarios para que el personal pueda desarrollar su trabajo de forma eficiente. Colabora con todas las áreas para realizar las siguientes compras:

• Suministros de oficina, mantenimiento, seguridad y limpieza
• Servicios de mantenimiento
• Empaques y envases
• Subcontratación de servicios de tecnologías de la información, contabilidad, mantenimiento, asistencia legal

Comprador de bienes y equipos

Este tipo de comprador se encarga de adquirir los bienes y equipos necesarios para el funcionamiento de la empresa, donde colabora principalmente con el departamento de producción, seguridad, mantenimiento y finanzas, para realizar las siguientes compras:

• Bienes inmuebles
• Maquinaria, robots, herramientas y equipo industrial
• Vehículos y equipos de transporte
• Equipos de laboratorio

Cabe aclarar, que este comprador es menos común encontrarlo en un organigrama de compras, ya que, cada vez más, estas actividades las ejecuta el departamento de compras de materiales indirectos.

Áreas relacionadas con el departamento de compras

Las siguientes áreas que se mencionan en el organigrama del departamento de compras, no son como tal una parte del mismo, sino áreas externas, pero vale la pena mencionarlas, ya que guardan una estrecha relación para poder realizar correctamente el ciclo o flujo de compra.

Departamento de Planeación

Es el área encargada de desarrollar y coordinar los planes estratégicos, así como el plan de producción de la empresa, con el objetivo de asegurar que la organización pueda cumplir con sus objetivos a largo y corto plazo. Es clave para esta área identificar oportunidades de crecimiento y desarrollar planes para aprovecharlas, así como identificar riesgos y desarrollar planes para mitigarlos.

Su relación principal con el departamento de compras es informar sobre las necesidades futuras de la empresa, incluyendo el volumen de producción o las nuevas líneas de productos que se prevén, lo que permite al departamento de compras planificar y adquirir los bienes y servicios necesarios para satisfacer esas necesidades.

Departamento de Calidad

Esta área se encarga de todo lo relacionado con la calidad, tanto de lo que se produce internamente como lo que se compra con proveedores, por lo que, se enfoca en garantizar la calidad de los bienes y equipos, así como de las materias primas e insumos adquiridos.

Su relación con el departamento de compras se enfoca en establecer especificaciones técnicas y de calidad para lograr comprar de forma adecuada los equipos, materias primas e insumos necesarios.

Departamento de Producción

Es el departamento encargado de fabricar todos los productos que ofrece la empresa, ya sea que se transformen las materias primas hasta el producto final o funcione más como una ensambladora, donde el departamento de compras adquiera componentes y el departamento de producción se encargue de ensamblar los equipos a su forma final.

Su relación con el departamento de compras se enfoca en solicitar las materias primas, componentes, procesos externos e insumos necesarios para cumplir con las solicitudes de los clientes.

Departamento de Logística y Almacenamiento

Este departamento se encarga del transporte, recepción, almacenamiento y distribución de los materiales directos e indirectos, enfocándose en surtir a los diferentes departamentos de la empresa, los materiales que solicitan para cumplir con las órdenes de trabajo.

Su relación con el departamento de compras se enfoca en garantizar el transporte de los materiales en tiempo y forma, así como resolver cualquier contratiempo relacionado con la distribución y almacenamiento.

Departamento de Finanzas

Esta área se encarga de la gestión financiera de la empresa, por lo que tiene un papel relevante en la toma de decisiones estratégicas, enfocándose en asesorar a la dirección y a los gerentes de todas las áreas de la empresa, para manejar con transparencia y de forma ética, los recursos financieros.

Su relación con el departamento de compras se enfoca en asegurar los pagos a los proveedores, así como proveer de la información necesaria para poder identificar los gastos más significativos en materias primas, insumos, bienes y equipos.

Conclusión

En resumen, la creación de un departamento de compras efectivo es un proceso que requiere tiempo, planificación y atención a los detalles. Es fundamental definir los objetivos, el organigrama del departamento de compras, seleccionar y capacitar al personal adecuado, establecer políticas y procedimientos de compras, e implementar un sistema de evaluación. 

Al seguir estos pasos, se puede crear un departamento de compras eficiente, eficaz y que contribuya al éxito de la empresa.

Cabe resaltar, que un departamento de compras bien organizado y efectivo puede contribuir a la gestión del riesgo en la empresa, ya que se evalúan y seleccionan a los proveedores confiables y de calidad, disminuyendo así los problemas relacionados con la calidad, se garantiza el cumplimiento de diferentes normas y se planifica el flujo del suministro.

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