Cómo desarrollar una gestión de compras que aumente las utilidades de la empresa

En este artículo conocerás con detalle lo que es la gestión de compras, como desarrollar su proceso paso a paso, cuáles son sus ventajas, y los sistemas que podemos emplear para asegurar que nuestra empresa mantenga un proceso de adquisición robusto y estructurado, y así, convertir al departamento de compras en una ventaja competitiva capaz de diferenciar a nuestra empresa de las demás.

Ya hemos definido lo que es el abastecimiento y todo lo que un departamento de compras debe poseer para considerarse eficiente, pero ahora vamos a revisar cómo se debe gestionar todo el proceso de compras.

Introducción a la gestión de compras


Hoy en día todas las empresas se encuentran en la misma situación, nos encontramos en una incertidumbre financiera, los precios  de productos y servicios son inestables y aumenta la competencia tanto en el mercado nacional como en el mercado internacional.

Es por esto, que se ha vuelto muy importante el manejar adecuadamente el dinero que nuestra empresa gasta, ya que si lo hacemos de una manera poco estructurada e ineficiente, será un constante reto el desarrollar las operaciones de nuestra empresa, y por ende, afectaremos a nuestros clientes.

La gestión de compras se ha convertido en uno de los elementos clave dentro del abastecimiento porque gracias a esta, dirigimos los esfuerzos del departamento de compras y proveemos los canales adecuados, para que, todo el proceso de compras se desarrolle de una manera ágil y que sea capaz de mantenerse así, aun si se encuentran problemas que no se habían previsto.

Definición de gestión de compras


La gestión de compras es el conjunto de operaciones realizadas para dirigir y administrar el proceso de compra de una empresa, mediante herramientas,técnicas y actividades que aseguren un flujo ininterrumpido de suministros.

Lo que se entiende de este concepto, es que, no sólo debemos tener estructurado nuestro departamento de compras, sino que tenemos que definir las actividades clave para desarrollar nuestro proceso de compra, emplear las técnicas adecuadas para mejorar el desarrollo de estas actividades, así como conocer y desarrollar las herramientas, que nos permitirán suministrar las necesidades de nuestra empresa de manera eficiente.

Importancia de la gestión de compras


La importancia de la gestión de compras para una organización o de una empresa (sin importar su tamaño) es administrar estratégicamente los gastos que nuestra empresa realice, es por eso, que todas las empresas deberían manejar sistemas adecuados que les permitan conocer cómo y dónde se gasta el dinero, ya que, sin estos, no se podrá realizar una correcta gestión de las compras.

Además, como el departamento de compras es el encargado de canalizar el gasto de todos los departamentos de la empresa, es quien tiene todo el conocimiento para reducir los gastos y con esto, aumentar la utilidad. 

Es por esto que las compras deberán de dejar de ser una actividad de soporte, para convertirse en una parte estratégica de la empresa.

Proceso de gestión de compras  


El proceso de gestión de compras, se encuentra detallado dentro del plan de abastecimiento, este proceso se basa en 4 puntos clave para poder desarrollarlo de manera correcta y estos son:

  • Planificar: trabajar de la mano con los departamentos de ventas, ingeniería, planeación, y finanzas, para que, con la información de los diferentes reportes, tanto de ventas, como de órdenes de clientes, y la compra de materiales, podamos crear pronósticos efectivos, así como planes de contingencia, para evitar la escasez de suministros.
  • Organizar: analizar y desarrollar las actividades, técnicas y sistemas a utilizar para que se realicen las compras de una manera estratégica.
  • Dirigir: delegar las tareas y apoyar a los compradores, así como a las diferentes áreas involucradas en el proceso de gestión de compras, en desarrollar todas las actividades que definimos en nuestra estrategia.
  • Controlar: medir las acciones que se desarrollaron en la estrategia y mantener o cambiar el curso de las mismas, dependiendo de estos resultados.

Dentro de estos puntos considero de mayor importancia el saber como organizar un departamento de compras, ya que es aquí, donde se definirá el modelo de gestión y la clasificación de nuestras categorías de compra (category management).

¿Cómo debe ser la gestión de compras?


La gestión de compras debe realizarse de acuerdo de la estructura que analicemos es mejor para nuestro departamento de compras, que dependiendo de la empresa y de su conocimiento en abastecimiento, será el modelo de gestión de compras que adopten. A continuación, vamos a revisar a detalle estos modelos.

Modelos de gestión de compras


Los modelos de gestión de compras se utilizan para poder distinguir la estructura y jerarquía con las que contará el departamento de compras, por lo que dependiendo del modelo, será la cantidad de personal que mantendrá el departamento, donde se ubicarán y las actividades principales a realizar. Existen 3 modelos de gestión de compras: centralizado, descentralizado y mixto.

¿Qué es un modelo de compras centralizado?

El modelo de compras centralizado es aquel que maneja un departamento de compras en una ubicación. En este modelo, todas las funciones del departamento de compras están al alcance de toda la organización en una sola locación, en lugar de tener varias funciones que se encuentran descentralizadas por toda la compañía.

Ventajas:

  • Disminución de esfuerzos de compras, ya no existirán casos de varios compradores comprando lo mismo para diferentes departamentos.
  • Se obtiene un mayor volumen de compra, lo que beneficia el costo y la entrega de los suministros.
  • Mejor control y ejecución sobre las compras y contratos.
  • Menores costos de logística.
  • Compradores especialistas y no generalistas, por lo que, mejoramos las capacidades de nuestros compradores.
  • Mayor estandarización de procesos de compras.
  • Facilita el flujo de información entre cliente interno – comprador – proveedor, ya que deben mantener relaciones con una cantidad menor de personas, lo que lo hace, más personalizado.

Desventajas:

  • Si no se realiza correctamente, se puede percibir como un departamento burocrático.
  • Se corre el riesgo de convertirse en un departamento lento, y poco interesado en las necesidades del solicitante.

Normalmente el modelo de compras centralizado se utiliza en Industrias donde los suministros que se utilizan son prácticamente los mismos, como en la industria de manufactura automotriz, petrolera, aeronáutica, donde los componentes que tenemos que comprar para fabricar nuestros productos o incluso para realizar mantenimiento a nuestras plantas, son los mismos o parecidos en la mayoría de nuestras instalaciones.

¿Qué es un modelo de compras descentralizado?

El modelo de compras descentralizada es aquel que administra las solicitudes de compra por parte de todos los departamentos y sucursales de una organización de manera independiente, es decir, cuando los departamentos y sucursales compran por separado e individualmente, pero a través de un departamento de compras.

Ventajas:

  • Mejora la percepción del equipo de compras de las necesidades de cada departamento.
  • Mayor rapidez en la atención de urgencias.
  • Reduce la complejidad en la toma de decisiones.
  • Mejor comunicación entre solicitantes y comprador.
  • Mayor conocimiento de proveedores locales.

Desventajas:

  • Se pierde el beneficio de compras por volumen.
  • Disminuye el control sobre los materiales
  • Incrementa el costo de logística
  • Poca o nula estructura del proceso de compra, lo que incrementa los errores en las solicitudes
  • Exceso de suministros, ya que, en ocasiones el que realiza las compras es el gerente o supervisor del departamento y escapa de la jerarquía y de los procesos de compra.

El modelo descentralizado es más comúnmente utilizado en industrias donde los suministros necesitan ser más flexibles como en la publicidad o servicios financieros, donde se requiera de un servicio muy específico y local, como el caso de necesitar una campaña publicitaria de alguno de sus productos en Perú, cuando nuestra oficina corporativa se encuentra en México.

¿Qué es un modelo de compras Mixtas o híbridas?

El modelo mixto o híbrido obviamente es una combinación tanto del modelo centralizado como el descentralizado tomando lo mejor de ambos modelos, pero el lograr emplearlo adecuadamente es un gran reto para cualquier empresa ya que es el que tiene mayor riesgo, debido a que, si no se realiza adecuadamente, en vez de poseer las ventajas de ambos modelos, puede poseer sus desventajas.

Para desarrollar el modelo de compras mixtas o híbrida debemos contar con un departamento de compras centralizada, donde los contratos negociaciones, indicadores, evaluaciones y todo el análisis de la información se lleve a cabo por un núcleo de expertos en compras, que serán los encargados de informar todos los esfuerzos realizados a los pocos integrantes “descentralizados” del equipo, para que estos ejecuten en base a la estrategia de esos expertos de manera ágil y eficiente.

En mi opinión este es el mejor modelo para las empresas que cuentan con más de una planta o sucursal, así aseguran que no se pierde la ventaja de compra por volumen y que no se descuidaran las necesidades de los solicitantes, ya que muchas veces, estos sienten que, en un modelo centralizado, se pierde la comunicación real de sus necesidades.

Ahora que ya conocemos y podemos identificar qué modelo de compra utiliza nuestra empresa, debemos conocer, cómo vamos a poder ser capaces de interpretar toda la información de las compras que realizamos, cuando podríamos estar hablando que se realizan más de 3,000 transacciones al mes.

Para esto vamos a conocer otro factor importante para gestionar las compras, conocido como “Category Managment (Gestión por categorías)”

Gestión de compras por categorías “Category Managment”


Una categoría de compra es cualquier grupo de productos o servicios similares que la empresa necesita,y que utilizamos para conseguir ahorros en las compras mediante el uso de diferentes métodos que se basan en esas categorías para consolidar la demanda.

El eje central de las categorías de compras es unificar la demanda y lograr negociar contratos, acuerdos y términos y condiciones de entrega con mejores beneficios para la empresa, ya que, cuanto más productos o servicios abarquen las categorías, menor deberá ser el precio unitario.

Como ejemplo rápido y sencillo podemos decir que la compañía Agüita de Manantial SA de CV,  la cual posee 10 plantas que suministran las botellas de agua que consume cierta población de la parte sureste de México, compra tapar roscas  de plástico para poder sellar sus botellas de agua, y que actualmente cada planta independientemente se encarga de comprar 12, 200 tapar roscas, por lo que actualmente tienen 10 proveedores  con los que ya negociaron para que les surtan las tapar roscas a cada planta.

Pero si la empresa hubiera definido sus categorías de compra y desarrollado un modelo centralizado de compra,  podrían distinguir en un informe de gestión de compras que las plantas han comprado lo mismo de manera mensual.

Por lo que ahora, podrían emplear a un solo comprador, y  gracias a las categorías, tomar la información y negociar con varios proveedores con un volumen de compra de 122,000 en vez de 12,200, por lo que el trabajo se reduce de 10 compradores a un solo comprador, se obtienen mayores ahorros porque ahora negociamos 122,000 tapar roscas y  podemos conseguir mejores contratos y garantías para la empresa.

¿Cómo podemos definir las categorías de compras a utilizar?


Este tema ha sido abordado desde hace varios años por expertos en compras debido a la necesidad que crecía en ese entonces de poder manejar y analizar la información que comenzaba a ser excesiva debido todas las transacciones de compra que se realizaban, fue por esto que se decidió realizar un estándar que ayudará a las empresas a poder identificar de manera fácil como estaba gastando su dinero, y así nacieron los UNSPC CODES (United Nations Standard Products and Services Code).

Estos UNSPC CODES son los estándares más utilizados alrededor de todas las empresas en todo el mundo para clasificar los productos y servicios que  utiliza una empresa, y pueden servirnos como base para realizar nuestras categorías de compras, y digo esto porque estos códigos aunque parecen exactos, no lo son, ya que son más de 8000 códigos  y muchas veces podríamos omitir alguno debido a la gran variedad de códigos, y así, perder esa información de compra, pudiendo llegar a ser muy importante.

Hay que definir también que aunque tu empresa realice compras directas o indirectas (servicios o productos), todas tus compras deben de poder ser identificadas, ya sea con un número único de registro (ID, número de parte, serie, etc.) o mediante los UNSPC.

Sí tú solo clasificas tus compras mediante una descripción, será muy difícil medir tus gastos, ya que no habrá un valor que te indique si estás comprando algún servicio o producto de manera regular,  tal vez empíricamente lograrías reconocerlo, pero para que sea exacto, deberá contar con ese registro fácil de identificar.

Lo que yo aconsejo es basarse en el archivo de los UNSPC CODES y de ahí, con tu equipo de expertos en compras y con toda la información de tus gastos, estudiar si es necesario asignar un código UNSPC a tus compras

Si su volumen de compra es bajo, pueden diseñar sus propias categorías eficientemente sin la necesidad de los UNSPC, o tal vez, necesiten los códigos y familias UNSPC,  y además emplear categorías de compras diseñadas por su equipo, para facilitar el estudio de sus gastos.

Te comparto un pequeño ejemplo de lo que acabamos de ver.

¿Cuáles son las características de la Gestión de compras?


La característica de la gestión de compras es promover el uso de técnicas, procesos y herramientas para desarrollar estrategias de compras con el fin de mejorar la administración del departamento de compras y facilitar la consecución de los objetivos del mismo. Entre estas características podemos encontrar:

  • Analizar el gasto: se utiliza para determinar dónde podemos conseguir ahorros o cómo podemos mejorar alguna negociación previa. Sin las categorías adecuadas, se limita este análisis, y como consecuencia, se pierde dinero.
  • Implementar nuevas tecnologías: necesitamos alejarnos de las formas de trabajo no digitales, e incorporar tecnologías que nos ahorren tiempo, dinero y nos faciliten el trabajo, que hoy en día, podemos encontrar una gran variedad a costos muy competitivos.
  • Desarrollar estrategias: en conjunto con los departamentos que solicitan los suministros, la gestión de compras nos permite la creación de planes efectivos para conseguir un mejor flujo de suministros.
  • “Forecast” o Pronosticar: Mediante diferentes herramientas como el suavizamiento de la demanda, el análisis de Pareto y la clasificación ABC, podremos conseguir crear un pronóstico junto con los departamentos de planeación y finanzas que nos permita conocer cómo se podrá comportar nuestra demanda en 1 año. De nuevo, si no tenemos categorías estructuradas, ni registros únicos, realizar esta tarea será inexacta y complicada.
  • Desarrollar herramientas de productividad: mediante la repetición de las tareas establecidas en la estrategia y los procesos, y durante la medición de los objetivos de compras, podremos darnos cuenta dónde podemos mejorar, y así, desarrollar diferentes herramientas que nos permitan aumentar nuestra productividad.
  • Mejorar el ritmo de trabajo: aquí se identificarán los procesos, tareas, y responsabilidades, que no ofrecen valor al departamento, para lograr eliminarlos o en el peor de los casos reducirlos, e incrementar el trabajo en las que ofrecen un mayor valor a la empresa.

¿Cuáles son las actividades dentro de la gestión de compras?


Las actividades dentro de la gestión de compras se enfocan en el correcto desarrollo de todo el ciclo de compras, además de crear y revisar las estrategias que se deberán emplear para cumplir con los objetivos que se impuso el departamento. Estas actividades son:

  • Elaboración y seguimiento de órdenes de compras hasta su recepción y aceptación por el departamento de calidad o por el solicitante (dependiendo el caso), así como solucionar las discrepancias que pueda presentar el producto o servicio al recibirlo.
  • Negociación constante de precios, términos de pago, así como los términos y condiciones de entrega, basándonos en los pronósticos realizados y en el desempeño de los proveedores.
  • Análisis del mercado, sin esto, no podrá conocer el departamento si los precios que ofertan los proveedores son competitivos, la manera más sencilla de realizarlo es a través de una tabla comparativa con varias cotizaciones o una licitación.
  • Desarrollar contratos para garantizar el material o servicio, plazos y condiciones de entrega, y para conseguir mejores costos.
  • Participación en el desarrollo de especificaciones, aunque compras no sea un experto en calidad ni ingeniería, necesita aportar su conocimiento en las especificaciones que restringen el uso de unos cuantos proveedores, o un sólo material.
  • Administración de las relaciones con los proveedores (Supplier Relationship Management), de acuerdo a diferentes estrategias y análisis, el equipo de compras deberá medir el desempeño de todos los proveedores y elegirá a los que necesitan un plan de acciones correctivas, así como entrenamientos.
  • Desarrollar proveedores, esto se refiere tanto a entrenar a los proveedores existentes para mejorar su desempeño, como a encontrar nuevos proveedores que puedan cumplir con los requerimientos de la empresa, además, también se deberá involucrar a los proveedores para desarrollar nuevos productos o servicios.

Gestión de compras y proveedores  


La gestión de compras conlleva una gran responsabilidad, y esa es el manejo de los proveedores, y considero que es la más importante de sus actividades, porque esta es operada únicamente por el departamento de compras y porque para reducir costos, uno de los principales factores es a quién se le voy a comprar y cómo lo va a hacer.

Dentro del manejo de proveedor encontramos el SRM y el desarrollo de proveedores, los cuales nos sirven para identificar y evaluar a los proveedores, e implementar con ellos,distintos tipos de vínculos y convenios, pero esto lo veremos más a detalle en otros artículos, por el momento estos son 4 puntos que debes emplear para optimizar el proceso de desarrollo de nuevos proveedores:

  1. Búsqueda de proveedores: enfocarse en conocer sus años de experiencia, clientes, competencia, certificaciones, etc.
  2. Criterios de selección: los criterios que se deben tomar en cuenta al elegir un proveedor son precio, calidad, garantía, tiempos de entrega, forma de pago y el reconocimiento de la empresa.
  3. Evaluación de proveedores: realizar un cuadro comparativo donde se establezcan ciertos parámetros que, mediante puntajes, podamos calificar y así al final, conocer cuál sería el proveedor más apropiado.
  4. Selección de proveedores: mantener como mínimo a 3 proveedores capacez de proveer un servicio o producto, así disminuimos riesgos en el suministro al depender de 1 o 2 proveedores.

Gestión de compras y logística


Como ya había comentado en otro artículo, la logística es la encargada del movimiento del flujo de los suministros, principalmente físicos, como materias primas y productos acabados, aunque en algunas empresas tendrán funciones más estratégicas, compartiendo con planeación y compras algunas responsabilidades, cómo calcular pronósticos y desarrollar planes de contingencia.

¿Qué relación mantienen la gestión de compras y la logística?

Por lo que la relación que tienen la gestión de Compras y la logística se basa en que la gestión de compras ya se encuentra inmerso en todo el proceso logístico del aprovisionamiento, incluso puede llegar a tomar responsabilidades pertenecientes al departamento de logística.

Estas responsabilidades pueden ser, negociar con el proveedor que ellos realicen la entrega, o negociar un Inventario Administrado por el Proveedor (VMI), en el cual, el proveedor cuenta con la información de los niveles de Inventario y conforme a estos él se encarga de enviar el material.

Pero la relación de estos dos departamentos abarca una variedad de elementos, entre los más destacados se encuentran:

  •  el traslado local de algún producto que compramos.
  •  el traslado de local de algún producto que se encuentra en nuestra empresa, y que se necesita enviar a un proveedor para que le realice algún servicio.
  • la importación de un equipo, producto o maquinaria.
  • la exportación de un producto a algún proveedor para que este realice un servicio, y de ahí, volver a importarlo.

Observando estas tareas podemos deducir que, si el departamento de compras no hace su trabajo adecuadamente, cómo obtener el material tiempo, van a afectar al departamento de logística, porque ellos van a necesitar cambiar el tipo de envío que habían planeado, tal vez se podía realizar por DHL estándar pero debido a la tardanza ahora van a tener pagar por un flete expeditado.

Por el otro lado, si el departamento de compras consigue todos los materiales a tiempo, pero el departamento de logística no logra conseguir algún documento para la exportación, o no encuentran un transporte disponible, cambia el plan que el departamento de compras consideraba recibir el material en la empresa, y por consecuencia, se afecta el flujo de suministro.

Plan de materiales a trasladar

Para mejorar el canal de comunicación entre compras y logística, yo recomiendo que, el departamento de compras comparta un plan de los materiales que conoce se van a recibir, en un ritmo semanal y mensual, para que así, el área de logística pueda anticipar y gestionar las necesidades de transporte, ya sea si necesita algún tipo de transporte especial, conocer de dónde proviene la mercancía,cuánto material se va a trasladar y así agilizar el proceso.

Este plan lo recomiendo realizar tanto para los materiales que vamos a recibir de un proveedor, como los materiales que vamos a enviar para un proceso externo, solo que aquí, el equipo de producción deberá compartir el plan de producción de la semana y el mes, para conocer las necesidades de envíos a proveedores.

También otros roles que comparten compras y logística es cuando ocurre algún reclamo de un producto no conforme, nuestro equipo de logística se deberá de encargar de enviarlo de regreso con el proveedor y de traerlo de vuelta.

Gestión de compras y almacén


Dentro de la gestión de compras podemos encontrar una relación con el área de almacén,ya que, vamos a necesitar que existan las clasificaciones adecuadas de los materiales y que se registre la usabilidad de los mismos.

Esta información lavamos a utilizar para realizar los pronósticos de los materiales, y con eso poder negociar con los proveedores, así como para conocer cuáles suministros son de mayor importancia para la empresa.

Lo más importante es que contemos con nuestra clasificación ABC de materiales, para conocer cuáles son los que tienen un mayor impacto en nuestro suministro, y para esto necesitamos contar con una manera básica de registrar todas las entradas y salidas de materiales (muy importante que sea digital), así, podremos conocer la secuencia de uso de un material a lo largo del tiempo.

Gestión de compras avanzadas


La gestión de compras avanzada se desarrollará cuando logremos ser capaces de conseguir las siguientes ventajas competitivas:

  • Costo: conseguir un costo unitario bajo y una alta productividad.
  • Calidad: conseguir productos con cero defectos y una calidad de suministros uniforme.
  • Servicio: poseer proveedores que entienden su compromiso en cuanto a los precios ofrecidos, y que realizan entregas rápidas y puntuales.
  • Flexibilidad: tanto el cliente como el proveedor, trabajan en desarrollar nuevos productos, y así, poder aumentar la capacidad del proveedor de manera eficiente.
  • Innovación: tanto el cliente como el proveedor, deberán de innovar een la forma de realizar procesos y productos, así como en la forma de administrar los suministros.

Y para lograr alcanzar esas ventajas competitivas lo que tenemos que hacer en términos generales es:

  1. Definir las categorías de compra: como ya vimos, eso nos permitirá clasificar suministros con características similares y fuentes de suministro similares.
  2. Desarrollar y conocer las categorías: esto nos permitirá comprender dónde, cómo y a quién comprar el suministro.
  3. Diseñar una matriz estratégica de compras (matriz de Kraljic): esto nos va a permitir la clasificación de los suministros y desarrollar las estrategias según la clasificación del producto o servicio que necesitemos.
  4. Crear estrategias de corto, mediano y largo plazo: de acuerdo a los resultados de la matriz de Kraljic, podremos elaborar planes específicos para cada suministro.
  5. Definir las categorías clave: en base a las estrategias a corto, mediano y largo plazo, podremos definir cuáles son las categorías críticas o clave.
  6. Formular un plan estratégico para las categorías clave: desarrollo de un plan estratégico que nos permita descubrir la cantidad de suministros clasificados como “palanca o no críticos”, que es donde reside el poder de compra.
  7. Definir el poder de compra de la empresa: aquí evaluaremos la cantidad de suministros en los que poseemos la ventaja de compra, y en cuáles la tiene el proveedor, y en base a esto, comenzar a dirigir todas nuestras acciones de acuerdo a lo estipulado en el plan estratégico.

Todas estas acciones deberán desarrollarse para conseguir 2 objetivos claros:

  1. Optimizar la gestión de compras: agilizando y mejorando los procesos de compra, para conseguir el máximo rendimiento de todos los recursos del departamento de compras.
  2. Conseguir ahorros: reducir los costos y gastos de la empresa, para aumentar las utilidades de la misma, y así, reinvertir las utilidades para conseguir mayores capacidades competitivas.

Dentro de todas estas estrategias es muy importante realizar un análisis del rendimiento de nuestras acciones, que consiste en medir la efectividad de nuestra gestión de compras mediante el uso de ciertos indicadores o KPI’s (Key Performance Indicator), gracias a estos, podremos evaluar la estrategia y sus acciones, para conocer si realmente estamos mejorando.     

¿Qué sistemas existen para la organización de la gestión de compras?


Los sistemas que se utilizan para la gestión de compras deben basarse en la automatización de procesos internos y externos que se relacionen con el requerimiento o requisición, compra, entrega,pago y recepción de productos y/o servicios, utilizando los medios digitales como puente de comunicación entre el cliente interno y el proveedor. Los softwares más conocidos son SAP y ORACLE.

El sistema universal para la gestión de compras se conoce como E-procurement el cual, es una tecnología que agiliza la integración de clientes internos, comprador y proveedor, al utilizar los medios online como medio de comunicación, y así, de forma rápida y veraz, en cada etapa del proceso se contará con la información necesaria para procesar tanto solicitudes de compra, contratos, alta y evaluaciones de proveedor,especificaciones de materiales o servicios, y todo lo que el departamento de compras necesita, para desarrollar una óptima gestión de compras.

Elegir el sistema que mejor se adapta a tu empresa es una tarea muy importante, y te sugiero evitar utilizar softwares gratis para la gestión de compras, ya que, una vez que alcances una determinada cantidad de espacio utilizado o registros, estos sistemas normalmente tienden a cobrar, por lo que dejan de ser gratuitos, y lo peor de todo, como ya empleaste una considerable cantidad de tiempo vaciando información al sistema, te inclinas con mayor facilidad a comprar su software, que probablemente no sea la mejor opción.

Ventajas de la Gestión de compras


Las ventajas de la gestión de compras se podrán observar únicamente si se desarrollaron de manera adecuada todos los puntos que ya hemos mencionado, y si los departamentos involucrados se comprometen a realizar su parte efectivamente, por lo que, si se desempeña bien una gestión de compras, los beneficios que esperaríamos obtener son los siguientes:

Reducción de costos

Si contamos con un departamento de compras involucrado, comprometido, con los conocimientos para realizar una correcta gestión de compras y si les proporcionamos las herramientas adecuadas, debemos de poder observar ahorros superiores al 15% de los gastos de la empresa.

Proveedores como aliados estratégicos

Mediante una correcta búsqueda, desarrollo y gestión de relaciones con los proveedores vamos a poder garantizar que las compras que realicemos de un servicio o un producto, la calidad, el precio y las condiciones de entrega mejoren.

Por eso muchas empresas como TOYOTA invierten en desarrollar proveedores, no sólo los hacen parte de su plantilla, sino que, envían personal para mejorar sus líneas de producción, con la finalidad de que, al mejorar al proveedor, éste entregue mejores productos y realmente se comprometa con nuestra empresa.

Además si mantenemos una buena relación con el proveedor y lo integramos como parte del equipo, no sólo de compras sino de la empresa, vamos a conseguir mejorar todo el ciclo de compras, y también, podremos mejorar nuestros propios productos o servicios internos.

Esto se debe a que, un proveedor es el especialista en lo que vende, y si nosotros integramos el conocimiento del proveedor a nuestras operaciones, este podrá ser capaz de detectar mejoras en nuestro proceso, o en el uso que damos a su producto o servicio, y así conseguir aumentar nuestras ventajas competitivas sobre el mercado.

Anticipar problemas

Las distintas herramientas que utilizaremos dentro de la gestión de compras y con la integración que realicemos con los otros departamentos que participan en el proceso de compra, vamos a conseguir crear nuestro plan de abastecimiento, en el cual se deben de considerar los factores que podrían afectar el flujo de suministro de la empresa.

Por lo que sí, se generó el plan de abastecimiento, pero no conseguimos gestionar nuestro departamento de compras, difícilmente vamos a lograr anticipar  nuestra demanda o algún cambio en el mercado que nos posiciona en un problema difícil de resolver.

Mejorar la logística

Conseguiremos unificar los esfuerzos del departamento de compras y del departamento de logística para asegurar que la comunicación sea eficiente, con esto podremos informar al departamento de logística sobre las futuras recolecciones que se deben realizar, tanto sean importaciones, como fletes nacionales o locales, para que nuestro equipo de logística pueda generar un plan que les permite hacer su trabajo de manera más eficiente y económica.

También conseguiremos mejorar nuestros niveles de stock o inventario, ya que, vamos a comprar de una manera más eficiente gracias a los pronósticos y a nuestras clasificaciones de inventario.

Además que compartiremos el riesgo con los proveedores mediante el desarrollo del proveedor y de herramientas como contratos o acuerdos, con los que aseguraremos recibir el material de una forma que nos permita ser más ágiles y eficientes, al fabricar nuestros productos o prestar nuestros servicios.

Ser una ventaja competitiva de la empresa

Cuándo contamos con un flujo de suministros adecuado, donde todo llega al momento que se necesita para poder realizar nuestro producto o prestar nuestro servicio, cuando éste al recibirse cuenta con las características y especificaciones con el que fue solicitado y cuando tenemos la habilidad de procurar los materiales y servicios que la empresa necesita a precios más bajos de lo que lo consigue la competencia, entonces podemos decir que contamos con una gran ventaja competitiva.

Debido a que entregaremos nuestro producto o servicio a tiempo, seremos capaces de realizar más productos, seremos capaces de brindarle un mejor servicio a nuestro cliente y podremos ofrecerle un mejor precio o conseguir utilidades más significativas,  todo gracias a una correcta gestión de compras, lo cual no es una tarea sencilla ni fácil.

Para la correcta gestión de compras se requiere una excelente ejecución por parte del departamento de compras y además requiere el apoyo y la integración de los departamentos que interactúan con el área de compras.

Innovación de productos y servicios

Un problema que la mayoría de las empresas poseen, es que desconocen de la habilidad con la que cuenta el departamento de compras para generar ideas en cuanto a mejora de productos o servicios.

Si mantenemos una buena relación con los proveedores, donde no sólo me refiero a que los evaluemos y empleemos las categorías de compras, si no, realmente fomentar la interacción del proveedor con nuestros productos o servicios, se convierten de gran utilidad debido a su experiencia en lo que ellos nos proveen.

Debido a la especialidad que poseen en su producto o servicio, los proveedores cuentan con la capacidad de apoyar nuestro departamento de ingeniería en estandarización y optimización de las especificaciones y de los materiales que compramos, también pueden recomendarnos utilizar un servicio alterno, así como mejores beneficios de los servicios que actualmente empleamos, o pueden desarrollar junto con nuestro equipo nuevos productos que beneficien nuestro cliente final.

Las opciones son tantas como podamos idearlas, pero para poder lograr esto, debemos de ser muy cautelosos, ya que se debe evitar depender únicamente de algún proveedor, por lo que no solamente debemos realizar esta integración con un proveedor en específico, sino desarrollar un equipo entre nuestros proveedores y nuestro personal, para lograr resultados que benefician a nuestra empresa y a nuestros clientes.

Problemas en la Gestión de compras


Los problemas en la gestión de compras son todas las dificultades que debemos solucionar para garantizar que nuestra gestión se realice de forma óptima, y evitar contratiempos, es por eso, que es primordial conocer los problemas que se pueden presentar, para así, saber que debemos realizar para evitar que sucedan.

Los problemas más comunes en la gestión de compras son:

  • Falta de políticas de compras: las políticas de compras son esenciales para que todo el equipo conozca qué debe hacer cada integrante, y así, sumar sus esfuerzos a los del departamento.
  • Gran número de proveedores: trabajar con un gran número de proveedores perjudica nuestros volúmenes de compra, por lo se debe desarrollar mejores proveedores que puedan ofrecernos una mayor variedad de servicios o productos.
  • Pocas visitas a los proveedores: todos los integrantes del equipo de compras deben de emplear una parte de su tiempo a la semana para visitar proveedores, con el fin de desarrollarlos y obtener ideas para mejorar procesos, productos y servicios.
  • Bajo nivel de evaluación de proveedores: el departamento debe de realizar las evaluaciones de proveedores de manera mensual, y dependiendo los resultados, realizar un plan de acción que mejore el desempeño del proveedor.
  • No contar con un catálogo de compras: el catálogo de compras es un documento en el que colocamos la mayor cantidad de productos o servicios, que ya negociamos con diferentes proveedores, el cual, nos ayuda a agilizar el proceso de toma de decisión sobre a qué proveedor comprar.
  • Falta de planificación: no contar con un plan estructurado con pronósticos de ventas o demanda sobre lo que vamos a comprar, y si, además, la mayoría de las compras las realizamos de manera “reactiva”.
  • Aislar al comprador: utilizar a un comprador como un elemento transaccional, que sólo procese órdenes, sin proveerle las herramientas ni la información necesaria para realizar un trabajo estratégico.
  • Sistema anticuado para manejar el ciclo de compras: es imprescindible el contar con un sistema de e-procurement para lograr aumentar el porcentaje de ahorros durante las compras, estos sistemas mejoran las negociaciones, el desarrollo, la evaluación, y la relación con los proveedores.
  • Desconocer los productos y servicios que compramos: entre mayor sea nuestro conocimiento de los productos y servicios que necesita nuestra empresa, mayor será nuestro poder de negociación.

Conclusión


Ahora ya conoces en totalidad como realizar la correcta gestión de un departamento de compras capaz de cumplir sus objetivos, conseguir ahorros de más del 15% de los gastos de la empresa (que se reflejan directamente en las utilidades) y que sea una ventaja competitiva que diferencie la empresa de sus competidores. 

Aquí te comparto los puntos más importantes sobre como desarrollar la gestión de compras:

  • La gestión de compras es el conjunto de operaciones realizadas para dirigir y administrar el proceso de compra de una empresa, mediante herramientas, técnicas y actividades que aseguren un flujo ininterrumpido de suministros.
  • Su importancia radica en administrar estratégicamente los gastos que nuestra empresa realice.
  • Su proceso se basa en planificar la demanda, organizar las actividades para cubrir la demanda, dirigir los esfuerzos del equipo de compras y controlar los resultados.
  • Se debe desarrollar mediante 3 modelos: centralizado, descentralizado y mixto. Recomiendo el mixto.
  • Necesita de manera obligatoria contar con “categorías de compras”, estas nos van a servir para poder clasificar la compra de servicios y productos, y así, controlar de manera eficiente el gasto.
  • Su actividad principal es el manejo de proveedores.
  • Nos permite compartir con nuestro departamento de logística, un plan de materiales a recibir.
  • Para desarrollar una gestión avanzada de compras, debemos definir las categorías de compra, desarrollar las categorías, realizar una matriz de Kraljic, crear estrategias en base a la matriz, definir las categorías clave, formular un plan para estas categorías y definir el poder de compra de nuestra empresa. 
  • Debemos utilizar algún tipo de sistema E-procurement, el cual, es una tecnología que agiliza la integración de clientes internos, comprador y proveedor.

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