Los 10 elementos para desarrollar un departamento de compras efectivo

Ya dejamos claro en otra publicación lo que es el abastecimiento, por lo que ahora vamos a revisar a detalle lo que es el departamento de compras o adquisiciones, cuales son sus funciones, objetivos y características, así como su importancia dentro de cualquier empresa, sus procesos y las mejores prácticas para poder desarrollar un departamento de compras eficiente.

Empecemos entonces desde el inicio.

¿Qué es el departamento de compras o adquisiciones?


La definición de departamento de compras o adquisiciones se entiende como el área responsable de llevar a cabo la compra o adquisición de todos los bienes necesarios que la empresa requiera para su correcto funcionamiento, en el tiempo correcto, con la calidad especificada y al mejor costo.

Sin importar si trabajas en una empresa transnacional o si manejas una PyME, debes de buscar que el material que necesitas para realizar tus operaciones, se consiga de una manera estructurada y planificada, y para eso debes entender que las compras (adquisiciones) de una empresa son una pieza clave para conseguir mayores utilidades, y mejorar tu ciclo de producción, independientemente si tu empresa realiza un producto o presta un servicio.

Lo primero que debemos hacer para desarrollar un departamento de compras efectivo, será definir nuestra política y nuestros procesos, y para eso necesitas conocer los siguiente.

¿Cuáles son las responsabilidades del departamento de compras?


Las responsabilidades del departamento de compras se basan del proceso como se adquieren los bienes que necesita la empresa, y estos son:

  • Procurar los productos y servicios que los demás departamentos de la empresa requieren para poder desempeñar sus actividades.
  • Negociar precios, condiciones de entrega y términos de pago con los proveedores.
  • Manejar una relación efectiva y basada en la honradez con los proveedores.
  • Manejar los contratos y acuerdos, pensando en los mejores intereses para la empresa.
  • Conseguir ahorros de al menos 3 veces lo que se invierte (salarios, equipos, prestaciones) en el departamento de compras.

¿Cuáles son las funciones del departamento de compras?


Las funciones de compra están estrechamente relacionadas con la forma en que las áreas que necesitan un suministro realicen su solicitud, ya que ésta, será la que detone todo el proceso de compras. Las funciones del departamento de compras son:

  1. Procesar la solicitud de compra en tiempo y forma
  2. Elegir los proveedores adecuados para el suministro
  3. Conseguir al menos tres cotizaciones para comparar precios y condiciones de entrega
  4. Negociar con los proveedores
  5. Emitir la orden de compra (incluyendo  las especificaciones de compra) al proveedor
  6. Realizar el seguimiento de la entrega con los proveedores
  7. Retroalimentar a los solicitantes sobre el estatus de su pedido
  8. Facilitar el pago a los proveedores
  9. Analizar las tendencias del mercado
  10. Negociar contratos y acuerdos
  11. Buscar proveedores alternativos a los suministros que se considere necesarios
  12. Evaluar el desempeño de los proveedores antes y después de realizar una compra

Todas estas funciones las veremos màs a detalle en otros artículos debido a su importancia.

¿Cuales son los objetivos de compras?


Estos objetivos dependerán en gran medida de los resultados que desees alcanzar para tu empresa, ya que, estos serán el parteaguas para saber si tu departamento de compras está funcionando en una manera eficiente, por lo que, los objetivos del departamento de compras son:

  • Reducir los gastos de compra y almacenamiento.
  • Generar las órdenes de compra en el límite de tiempo establecido.
  • Asegurar la entrega de los materiales y la prestación de servicios, en el tiempo establecido en la orden de compra.
  • Minimizar los defectos de calidad de los materiales comprados.
  • Desarrollar  proveedores nuevos o existentes que contribuyan en la reducción de costos y/o tiempos de entrega.
  • Asegurar que los proveedores se encuentren al corriente con sus pagos.
  • Disminuir la cantidad de “proveedores únicos” para evitar escasez de suministros.
  • Incrementar la participación de los proveedores en proyectos internos de la empresa.
  • Asegurar que los proveedores cuenten con sus calificaciones o certificaciones vigentes.

Pero recuerda, debes elaborar tus objetivos basándote en la metodología SMART (por sus siglas en Inglés) para asegurar que tus objetivos se cumplan:

  • eSpecífico: define claramente lo que deseas conseguir
  • Medible: define cantidades o porcentajes del resultado que deseas conseguir
  • Alcanzable: que sea algo que objetivamente consideres se pueda realizar
  • Relevante: que sea de importancia para tu empresa o clientes internos
  • a Tiempo: fecha en que se debe cumplir tu objetivo

Ejemplo de un objetivo de compras

Reducir los gastos en un 8% (2,000,000 MXN) de todos los departamentos de la empresa durante los próximos 12 meses, generando nuevos contratos y catálogos de compras mediante negociaciones mejor estructuradas.

Organigrama del departamento de compras


A mi parecer, existen 4 puestos elementales que deberían existir dentro de un Organigrama de compras, dependiendo del monto y de la cantidad de transacciones de que genere el departamento de compras, habrá màs de una persona desempeñándose en estos puestos, los cuales son:

  • Comprador “Buyer”: El comprador es el responsable de realizar todas las transacciones necesarios para realizar la compra de un material o servicio, como el proceso de la requisición, la cotización, generación de orden de compra y el seguimiento de facturas, además también se encargará de generar contratos y acuerdos, así como también, será el primer punto de contacto durante lo que dure la relación comercial con los proveedores.

  • Expeditador “Expeditor”: El expeditador es el responsable de cerciorarse que los proveedores estén enterados del pedido y de las características del mismo, también será quién realizará el seguimiento entre las órdenes prioritarias de la empresa con las órdenes que se tienen pendientes con los proveedores.

  • Desarrollador de Proveedores “Sourcing”: El desarrollador es el responsable de buscar con los proveedores existentes en nuestra empresa, y fuera de esta, diferentes productos, diseños, componentes, servicios, que ofrezcan a la empresa una reducción de costos o un mejor prestador de servicios, y para lograrlo, deberá considerar una variedad de factores como la ubicación, los costos logísticos, lo novedoso del producto o servicio, el riesgo, y el estado de maduración del proveedor.

  • Ingeniero de  Abastecimiento “Procurement Engineer”: El ingeniero de abastecimiento es el responsable de medir la calidad de los productos y servicios comprados, además, de apoyar a cualquiera de los puestos a desarrollar proveedores, este ingeniero deberá de conocer a detalle  todo el proceso de abastecimiento, ya que, él será quien asegure que un proveedor cuente con todo lo necesario (certificaciones, calificaciones, condiciones de su empresa y de sus trabajadores) para realizar el servicio o producto que le vamos a comprar en la mejor forma posible.

  • Líder de compras: El líder de compras es el responsable de planificar, organizar, dirigir y controlar las estrategias que deberá de seguir el departamento, además será el responsable de reportar a la alta dirección sobre  el cumplimiento de los objetivos del equipo de compras. Dentro de sus funciones principales será el motivar, guiar y escuchar a su equipo, asì como desarrollar nuevas formas de trabajo que agilicen y faciliten al equipo cumplir con sus objetivos.

Ya que definimos los puestos de trabajo principales dentro de un departamento de compras, hay que aclarar, que si la empresa donde laboras o si tu empresa no es lo suficientemente grande para contratar 5 personas dentro del departamento, entonces el comprador podrá desempeñar los 5 puestos (sólo si no afecten su desempeño).

Y por el lado contrario, si tu empresa cuenta con más de 5 personas en compras, entonces tu organigrama contará con estos mismos puestos, pero, también contará con supervisores o más líderes, y con puestos más específicos, como un comprador de materiales y otro de servicios, o compradores, desarrolladores e ingenieros de abastecimiento segregados por “commodities” o “productos”, que es la mejor manera de clasificar tus puestos de trabajo, pero este tema lo veremos màs a detalle en otro artículo.

Si revisas el organigrama, el comprador y el expeditador se encuentran en el mismo nivel, porque ellos se encargarán de manejar las órdenes de compra, comunicarse con sus clientes internos sobre el estatus de sus pedidos y realizar el seguimiento con los proveedores acerca del status de sus órdenes de compra, por lo que mantienen una relación laboral estrecha.

En cambio el desarrollador y el ingeniero de compras, se encuentran al mismo nivel, porque cada uno complementa la función del otro, cuando el desarrollador encuentra un proveedor, el ingeniero de compras debe evaluarlo y compartirle ciertas mejoras a realizar, y el desarrollador se debe encargar de realizar el seguimiento con el proveedor, para que logre dichas mejoras, por lo que ambos puestos, pueden desarrollar estrategias para mejorar la calidad de los proveedores, compartiendo la responsabilidad y las tareas a realizar..

Es muy importante que tengas una misión y visión específica del departamento de compras,  ya que éstos serán los pilares en los que te vas a basar para realizar la gestión de tu departamento de compras, sólo asegúrate que estas misiones se integren con la misión y visión general de tu empresa, para que logres una sincronía total entre el departamento de compras y la dirección de la empresa.

Políticas de compras


La política de compras es un documento que tiene como finalidad facilitar a nuestro personal el desempeñar la estrategia del departamento de compras, ya que, nos apoyaremos en la política para conseguir el compromiso del equipo, y de las áreas que mantienen contacto con compras, para reforzar el compromiso y la participación de todos los involucrados.

La política del departamento de compras sirve para proporcionar con exactitud, una guía para qué los líderes y empleados desarrollen planes de acción que les permitan alcanzar sus objetivos.

Las políticas del departamento de compras deberán ser lo más claras y sencillas posible, para que sea fácil entenderlas, y, además, deberá ser difundida tanto entre los integrantes del departamento como con nuestros clientes internos,para que ellos también conozcan la labor que se realiza en el departamento y la responsabilidad que ellos mantienen.

¿Cómo elaborar las políticas de compras?

Para elaborar una política de compras efectiva, debemos procurar que se pueda realizar en una sola página, que mantenga un lenguaje que todos en la compañía puedan entender y, sobre todo, que el equipo de compras realmente pueda utilizar el documento como una guía para saber cómo desempeñar las funciones del departamento.

A mi consideración, existen 3 requisitos fundamentales que debe poseer cualquier política de compras:

  • Mencionar el objetivo de la política.
  • Definir las pautas y consideraciones a seguir.
  • Establecer las responsabilidades del departamento y de sus clientes internos.

Independientemente si deseas generar políticas de compras de una empresa privada, gubernamental o industrial, debes asegurar que al menos cumpla con los 3 requisitos ya mencionados, y procurar realizarlas breves y concisas, si no lo haces así, te puedo garantizar que nadie en tu departamento o en la compañía podrá recordarlas, y mucho menos tomarlas como guía para desempeñar sus funciones.

Para que sea más claro y tengas una idea mejor, busqué una política de compras que cumpliera con estos requisitos, por lo que si haces clic en este enlace Políticas del departamento de compras PDF (aunque podrían haberla realizado aún más sencilla) podrás revisar el ejemplo y te será más fácil desarrollar tu propia política.

Manual de Políticas y Procedimientos de compras en una empresa

El manual de políticas y procedimientos de compras es parte del sistema de control interno de la empresa, dicho manual se deberá crear para obtener información específica,estructurada, sistemática y general sobre las instrucciones, procesos y responsabilidades dentro del departamento de compras, además que servirá para consultar la información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos que se necesitan para realizar la operación.

Este reglamento de compras se realiza con la finalidad de agrupar todos los documentos necesarios para desarrollar las tareas que debe realizar el departamento de compras en una empresa, pero no es obligatorio crear un manual, puedes mantener procedimientos e instrucciones como documentos independientes, pero estos deben ser fáciles de ubicar y deben mantener una secuencia entre los mismos, asegurando que cualquier persona sea capaz de comprenderlos.

Los elementos básicos que debe contener un manual de políticas de compras de una empresa son:

  • Política de compras: en todo manual se debe comenzar con la política, y con esto dirigir el comportamiento esperado que deberá desarrollar cualquier colaborador del departamento de compras.
  • Reglas del área de compras: deben indicar las acciones que están prohibidas, la manera adecuada de actuar y la forma en que deben desarrollarse las funciones del departamento.
  • Flujo de trabajo: en esta sección se deben delimitar todas las instrucciones para que cualquier persona de la empresa o nuevo integrante del equipo de compras, conozca cómo se deben realizar tareas clave como la requisición, procedimientos de selección, orden de compra, aprobaciones, recepción de mercancías.
  • Tipo de compra: se definirán los procesos para atender los diferentes tipos de compras, ya sean compras de bienes o servicios, y las subclasificaciones que la empresa haya realizado de las mismas.
  • Compras por monto de transacción: definir los lineamientos dependiendo de un monto establecido de compra, puede ser un lineamiento para las compras de menos de 29,999 MXN, otro lineamiento para las compras de entre 30,000 a 49,999 MXN, y así hasta donde se considere necesario dependiendo de la empresa.
  • Registros: definir que registros mantener digital o físicamente como las cotizaciones, requisiciones, órdenes de compra, contratos, licitaciones, etc.

Importancia del departamento de compras


La utilidad del departamento de compras radica en la habilidad con la que cuenta tu departamento para no ser únicamente un departamento de control y manejo de los gastos (reactivo), sino una unidad clave que le ofrezca a tu empresa una ventaja competitiva dentro de tu sector (activo).

¿A qué me refiero con lo anterior? A que normalmente el departamento de compras funciona para procesar órdenes de compra, negociar algunas de estas, generar uno que otro contrato y conseguir unos cuantos ahorros, todo esto debido a la mala estructura del departamento, a la falta de categorización en los productos y/o servicios, y a la mala administración y comunicación de los departamentos que realizan la solicitud, lo que tiene como resultado una compra reactiva o “apaga fuegos”, la cuál es la más común en las empresas.

En cambio cuando hablo de un departamento de compras activo, me refiero a un departamento, que en colaboración con las otras áreas, planifica el suministro de los recursos, además cuenta con una estructura detallada que permite que las tareas sean simples y evita los cuellos de botella dentro del proceso de compras, con lo que le permitimos a la empresa conseguir sus suministros a un mejor precio, con mejores entregas y con tiempo para solucionar problemas que no se tenían contemplados en el plan.

Características del departamento de compras


La principal característica del departamento de compras, es que es el único departamento capaz de ahorrar y contribuir a las utilidades de la empresa, ya que,  lo que la empresa “invierta” en los salarios y servicios del departamento de compras, éste deberá ser capaz de pagarse a sí mismo y de conseguir mayores utilidades, todo esto por medio de los ahorros generados.

Es decir, que si una empresa “invierte” en total mensualmente $200,000 en el departamento de compras, éste debe de ser capaz de conseguir ahorros para la empresa de $600,000, yo dirìa que la proporciòn correcta deber ser de al menos de 1 a 3, donde por cada peso que se “invierta” en el departamento de compras, éste deberá conseguir 3 pesos en ahorros.

Otras características que podemos encontrar, es que se el departamento se puede dividir por los 2 tipos de compras, que existen:

  • Compras directas: adquisición de materias primas y bienes para la producción. Ejemplo de esto serìa la compra de barras de metal y componentes mecanizados.
  • Compras indirectas: adquisición de los bienes y servicios que le permiten a tu empresa realizar sus actividades comerciales diarias. Ejemplo de esto sería la compra de piezas de repuesto para alguna máquina, viajes y servicios de IT.

¿Cuáles son las etapas del proceso de compra?


Dentro del abastecimiento, el proceso o ciclo de compra lo podemos dividir en 5 etapas, las cuales se deben desarrollar de la mejor manera posible, e ir mejorando con el transcurso del tiempo, para mantener este ciclo tan importante funcionando sin contratiempos; estas etapas son:

  1. Requisición o solicitud de compra.
  2. Cotización.
  3. Orden de compra o nota de pedido.
  4. Recepción de suministros.
  5. Pago a proveedores.

¿Qué es la requisición de compra o solicitud de compra?

La requisición de compra es el documento o formato digital (nunca debería hacerse “en papel”) con el que se autoriza al departamento de compras el suministrar algún bien o servicio, la cual, debe ser previamente autorizada en base al monto de la solicitud, y debe ser emitida por los usuarios responsables de realizar la requisición correctamente.

  • Utilidad: la requisición sirve para comunicar la necesidad de un departamento de la empresa al área de compras, sobre algún suministro que se requiera para la operación del mismo.
  • Función: la función de la requisición es indicar todos los requerimientos como cantidad, fecha en que se necesita, especificaciones, características y/o propiedades que debe poseer el suministro para que éste sea de utilidad para la empresa.

¿Qué es la cotización?

La cotización es el documento o formato (no debería recibirse “en papel” y es aceptable recibirlas por email) en el cual se estipula el precio de un bien o servicio, su disponibilidad y las características de la oferta, para participar en el proceso de compra. En algunos sectores, en vez de llamarle cotización, le llamaran presupuesto o estimación, pero el término mayormente utilizado es el de cotización.

Con las nuevas herramientas de compras, este documento debería quedar en el pasado, y toda cotización se debería realizar dentro del sistema online para gestionar las compras (E-procurement) de la empresa, pero como eso sigue estando fuera de la realidad, el comprador será el responsable del manejo adecuado de estos documentos, para que pueda realizar reportes que comparen los suministros cotizados.

  • Utilidad: la cotización sirve para comunicar al vendedor (mediante una solicitud de cotización o RFQ) las características y cantidades que se necesitan del suministro, y además, agrupar todas las necesidades similares de la empresa para facilitar la compra del suministro.
  • Función: la función de la cotización es indicar todos los requerimientos que se realizaron en la requisición a los proveedores que puedan suministrar el producto o servicio que necesitamos, y además, sirve como guía para el comprador a la hora de elegir al proveedor, ya que, con esto podemos comparar precios, características y condiciones de entrega.

¿Qué es la orden de compra o nota de pedido?

La orden de compra o nota de pedido es un acuerdo (no debería emitirse “en papel”) que realiza el departamento de compras a un proveedor para solicitar un bien o servicio, con el cual, el proveedor dependiendo los términos de pago, puede comenzar a prestar el servicio o realizar el producto, sin recibir un pago en ese instante.

Una orden de compra debe mencionar claramente la fecha de emisión, cantidad, descripción del suministro, número de identificación (si existe), especificaciones,  precio de compra, condiciones de pago, forma de entrega, impuestos y nombre y domicilio del comprador y vendedor. La orden de compra al ser enviada al proveedor, se espera que éste confirme la recepción de la orden y la fecha en que entregará el pedido.

Todos lo que se compre en una empresa debería realizarse mediante una orden de compra (existen sus pocas excepciones), a través de un número de registro único, con el que se pueda controlar su uso.

  • Utilidad: la orden de compra sirve para que el proveedor cuente con un documento que le permita saber qué es lo que debe vender, además es una promesa de pago, para que el proveedor comience a gestionar la venta, sin necesidad de haberle pagado (en la mayoría de los casos)
  • Función: la función de la orden de compra es confirmar el precio y las condiciones de entrega, de los requerimientos que se realizaron en la requisición a los proveedores.

¿Cómo puedo hacer una orden de compra?

Para hacer una orden de compra lo ideal sería que contarás con un sistema de gestión de compras que, te permitiera realizar una orden de compra a partir de la información proporcionada en la requisición, y que después, tomará los datos de la cotización y traspasara todo esto a la orden de compra de manera semi-automática o automática, y así, minimizar el error y facilitar el control y medición de todas las órdenes de compra.

Pero si tu empresa no cuenta con eso, únicamente necesitas ya sea Excel o Microsoft Access, pero como la herramienta que más se conoce y más se utiliza es Excel, te proponemos que al menos tengas un formato en Excel.

Ejemplo de una orden de compra

Si necesitas un ejemplo de una orden de compra, puedes descargar en este enlace un formato de una orden de compra con impuestos, para que únicamente tengas que colocar la información que ahí mismo señala, pero recuerda agregar un nuevo número de orden de compra cada que realices un documento nuevo. La firma del empleado puede ser digital.

Recepción de suministros

La recepción de suministros es el proceso por el cual uno o más suministros que fabricó , distribuyó o realizó un proveedor arriban a nuestro almacén para ser inspeccionados, validados, clasificados e ingresados a nuestro “stock” o inventario, para lograr almacenarlo hasta que la empresa lo necesite.

En el proceso de la recepción de suministros, vamos a realizar 2 tipos de recepciones, la recepción de material físico, y la recepción de servicios, los cuáles también necesitan ser validados para confirmar que se realizaron y garantizar que se pague por algo que sí se realizó.

  • Utilidad: la recepción de suministros sirve para que podamos asegurarnos que el material o servicio que compramos, cumple con las condiciones en que lo solicitamos al proveedor.
  • Función: la función de la recepción de suministros es recibir los materiales que envío o que recogimos del proveedor, y cotejar lo que solicita la orden de compra contra lo que se recibió físicamente, e impedir el pase a “stock” en caso de existir alguna diferencia.

Pago a proveedores

El pago a proveedores es el proceso donde después de validada y aceptada la mercancía o el servicio, realizamos una transferencia bancaria o deposito en efectivo de acuerdo a los días de crédito estipulados en la orden de compra, en base a la factura entregada durante la recepción del material.

Podemos encontrar distintos tipos de facturas, como:

  • Factura ordinaria: refleja a detalle todas las entregas, precios y los datos de identificación de proveedor y comprador.
  • Factura comercial y proforma: son sólo informativas y sirven  para confirmar el valor de una transacción, especialmente en el comercio internacional.
  • Factura electrónica: Se realiza igual que la ordinaria pero su diferencia es que no se entregará físicamente sino que se enviará en formato electrónico.

Ya que definimos todas las etapas que conforman el ciclo de compra en una cadena de suministro, es necesario saber cual es la etapa que nos puede ocasionar mayores problemas, por lo que, me parece importante explicar más a detalle sobre los problemas que podemos encontrar en la etapa de recepción de suministros.

Términos y condiciones de una orden de compra


Un punto muy importante dentro de la elaboración de la orden de compra, son los términos y condiciones de compra, mismos que deberán estar estipulados en la orden, normalmente se agregan al final de ésta, y aunque muchas veces se pasan por alto, son una parte fundamental, ya que, la orden de compra funge como un acuerdo y es con estas condiciones con las que podemos hacer nuestros reclamos en caso de ser necesario.

Confirmación de recepción de la orden de compra

Ya dicho esto, te podrás imaginar la importancia de que el proveedor confirme de recibida la orden de compra, anteriormente se tenía que firmar la orden y enviarla de regreso al comprador,  pero ahora lo que se puede hacer es recibir una confirmación por medio del sistema de gestión de compras, por email, o en su defecto, el simple hecho de tener alguna evidencia de que el proveedor está procesando el pedido, aunque sea un trabajo parcialmente terminado.

El proveedor al comenzar el trabajo deja entendido que está de acuerdo con los términos y condiciones, y que por eso ha comenzado a  hacer el trabajo, o que por eso, ha confirmado la recepción. Es importante que como compradores con cada nuevo proveedor e incluso cada determinado tiempo, se realice un  “refresh” o repaso sobre estas condiciones con los proveedores, para que no tengan excusas al nosotros hacer válidas nuestras condiciones.

Registros externos en nuestra orden de compra

Se aconseja que por ningún motivo se introduzca el número de la cotización del proveedor o cualquier otro número de identificación de algún proceso del proveedor, ya que, al hacer esto podemos perjudicar  los términos y condiciones de nuestra orden de compra, al incluir un número de registro del proveedor estamos validando las condiciones ligadas a ese número de registro.

Es por esto, que recomiendo emitir las cotizaciones bajo números de registro propios, y así no tener “lagunas legales” al hacer valer nuestras condiciones.

¿Cómo realizar los términos y condiciones de compra?

Los términos y condiciones los deberá elaborar tu departamento de legal, en conjunto con el departamento de compras, para saber exactamente qué condiciones se necesitan, podemos agregar condiciones para proteger y asegurar que el suministro será entregado en tiempo y en las condiciones que se acordaron, por lo que puedes agregar alguna penalización por entregas tardías,  alguna penalización por baja calidad, o como él no divulgar información que sea propiedad intelectual de la empresa.

La calidad en las compras


Como ya lo había mencionado al inicio la recepción de suministros  juega un papel clave dentro del proceso de compra, ya que, es donde se realiza el proceso de inspección de recibo,  durante el cual se va a revisar la calidad en las compras, por lo que no importa si eres una empresa grande o pequeña incluso micro, debes de contar con un proceso cual te permite definir Cuáles son los parámetros para aceptar un bien o servicio.

Los puntos clave a tener en cuenta durante la revisión de la calidad en las compras,  va a depender del giro de cada empresa, pero no importa si eres una tienda de abarrotes o una gran firma de consultoría en tecnologías de la información (IT), todos deben de contar con un checklist o bitácora, ya sea digital o impresa, que sirva como guía para saber qué es lo que se debe revisar al momento de recibir un bien o un servicio, y para esto normalmente se utilizan las especificaciones de compra.

¿Qué son las especificaciones de compra?

Las especificaciones de compra son la descripción y las características precisas de los requerimientos con los que debe cumplir el material o servicio comprado, mencionando los niveles de tolerancia permitidos (mínimos y máximos).

Dependiendo el giro de tu empresa,  las especificaciones las podrá proporcionar el área de ingeniería, el área de calidad, el usuario que solicita el material o una norma estándar de servicios o productos, pero estas deben de ser lo más claras y entendibles posible, para evitar contratiempos con tus proveedores.

Asegúrate también de mantener pláticas cada determinado tiempo con tus proveedores, donde compartas tips que les ayuden a comprender mejor y más fácilmente tus especificaciones.

¿Qué deben incluir las especificaciones de compra?

Dentro de las especificaciones de compra se deberán incluir datos relevantes como el tamaño, peso, unidad de medida, propiedades físicas o químicas, el uso del material, especificaciones técnicas y de rendimiento, así como especificaciones de marca si es que sólo se pueden utilizar ciertos proveedores para realizar ese componente que quieres comprar.

El Plan de Inspección

El Plan de Inspección es un programa detallado que contiene la información necesaria sobre las pruebas, servicios y parámetros que se deben revisar de un material, máquina, producto o servicio, este nos servirá para definir las características que se deben inspeccionar en cada operación, no sólo de los materiales comprados, sino también de los producidos, pero aquí nos enfocaremos en los comprados.

El plan de Inspección se divide en los siguientes elementos:

Elementos del plan de Inspección
  • Operación de Inspección: indica las acciones que debe realizar durante la inspección de los diferentes bienes o servicios que se reciben.
  • Característica de Inspección: indica las cualidades únicas que posee cierto bien o servicio, y así, asegurar que se inspeccionen con el instrumento adecuado.
  • Instrumento de inspección: es la herramienta con la que se apoyará el inspector para validar que las características del bien o servicio se hayan cumplido.

Las NO-Conformidades

Ahora que ya efectuamos todas estas acciones, podemos confirmar si el bien o servicio se encuentra conforme o no con las especificaciones de compra, y en el caso que no sea conforme se tendría que levantar una No-Conformidad, la cual se deberá notificar al departamento de compras para que ellos puedan reclamar al proveedor, y así, conseguir el repuesto del material,   volver a realizar el servicio o en su defecto, realizar una nota de crédito.

Independientemente del caso, todas estas No-Conformidades se tendrán que medir y nos servirá para realizar la evaluación a los proveedores, esto lo discutiremos a detalle más adelante.

Conclusión


Ahora ya conoces los 10 elementos que integran un departamento de compras efectivo:

  1. Comprender que es un departamento de compras
  2. Entender sus responsabilidades y funciones
  3. Definir sus objetivos
  4. Estructurar los puestos del departamento
  5. Establecer las políticas de compras
  6. Identificar el área de compras como una ventaja competitiva
  7. Analizar sus características
  8. Desarrollar correctamente todas las etapas del proceso de compra
  9. Establecer términos y condiciones para proteger los intereses de la empresa
  10. Evaluar la calidad dentro de las compras

Si realizas cada uno de los puntos en tu empresa, pasarás de un departamento de compras sin estructura a un departamento con bases y funciones definidas, pero eso no significa que ya puedas sentarte y descansar, esto era solo el inicio.

Ahora debemos de conocer como gestionar un departamento de compras, es decir, que ahora tenemos que dirigir y administrar los esfuerzos de nuestro departamento (que ya tenemos bien estructurado), y así, obtener mayores ahorros, mejores entregas, y mejores relaciones con los proveedores. Esto lo veremos en los siguientes artículos.

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