¿Qué es el abastecimiento y cual es su función?

El concepto de  abastecimiento proviene de  la acción de abastecer por lo que primero tenemos que conocer cuál es el significado  de la palabra abastecer, la cual, según el diccionario de la Real Academia Española significa “Proveer a alguien o a algo de bastimentos, víveres u otras cosas necesarias”; además de ésta definición, podremos encontrar  muchas otras definiciones, pero todas tienen algo en común y eso es que hablan de “proporcionar cosas necesarias”.

Que significa abastecimiento


Visto esto, podemos decir que el abastecimiento es la actividad que se realiza para cubrir las necesidades de consumo de algún recurso o producto comercial, en el tiempo apropiado y de la forma adecuada.

De la palabra abastecimiento podemos encontrar sinónimos como: suministro, acopio, aprovisionamiento, avituallamiento, provisión, almacenamiento y dotación, pero, si lo vemos desde una perspectiva enfocada al abastecimiento en una empresa, las palabras suministro, aprovisionamiento, y almacenamiento, tienen un significado diferente al de abastecimiento, aunque presentan cierta relación entre cada una.

¿Qué es el abastecimiento de una empresa?


El abastecimiento de una empresa son todas aquellas actividades que hacen posible la correcta identificación y compra de los bienes o servicios que nuestra empresa necesita para poder desarrollar sus funciones comerciales.

Esto es solo la definición, pero para nosotros poder conseguir una correcta gestión del abastecimiento, debemos lograr crear las relaciones entre los diferentes factores y las actividades que cada uno desarrolla, en una manera que facilite a nuestra empresa el desarrollar sus funciones.

El ciclo del abastecimiento es:

  • Suministros: son el conjunto de insumos pudiendo ser desde una pluma o una máquina especializada (bienes) hasta el conjunto de personas contratadas para desarrollar una tarea específica (servicios), que se ha identificado necesitamos comprar para nuestra empresa.
  • Proveedores: son las empresas externas a la nuestra, que nos venden las materias primas, materiales de consumo o servicios, que nosotros no somos capaces de producir o realizar, y que necesitamos.
  • Logística: son el conjunto de actividades necesarias por las que tiene que pasar el bien o servicio que compramos, para que logren cumplir con su finalidad.
  • Almacenamiento: es la acción de guardar o acumular los bienes o insumo, hasta que estos sean necesarios.
  • Aprovisionamiento: es la actividad dentro del abastecimiento, que se encarga de anticipar el suministro de los elementos necesarios para que nuestra empresa subsista o funcione.

Ya con esta información podemos entender las diferencias clave entre suministro, aprovisionamiento y abastecimiento, ya que muchas personas creen que significan lo mismo o incluso que son sinónimos, y que pueden decir aprovisionamiento o abastecimiento,  cuándo realmente el abastecimiento es el proceso y los otros son los factores que integran una correcta gestión del abastecimiento.

Ejemplo de abastecimiento en una empresa


Abastecimiento de Bimbo: Grupo Bimbo es una de las panificadoras más importantes del mundo con presencia en más de 32 países, y que ha adquirido más de 100 marcas a lo largo de sus 75 años de operación, por lo que cuenta con una muy buena gestión de su abastecimiento, o no hubieran sido capaces de lograr todo lo que han logrado, por eso aquí te dejo el ejemplo de cómo ellos realizan su abastecimiento:

  1. Identificación de las necesidades
    – El encargado de inventario actualiza la demanda de suministro desde el almacén central de la fábrica, según las necesidades de stock
  2. Selección fuentes de suministro
    – Convocatoria: Vía e-procurement
    – Requisitos o características: Formato con las características del producto como especificaciones y requisitos de calidad
    – Selección de proveedor y negociación a término
    – Evaluación de los proveedores elegidos
    – Envío del código de ética a Proveedores
  3. Proceso de compras
    La programación del pedido se realiza determinando los días de existencia de un producto mediante un sistema de abastecimiento, el cual envía una alerta al casi agotarse un insumo, y se procede a verificar con el almacenista en físico para llamar a los proveedores y realizar el pedido.
    – Recepción del pedido
    – Reporte de la recepción del pedido
    – Se verifica si está programado
    – Se permite el acceso al almacén
    – Se recibe la documentación y/o factura
    – Inspección de calidad
    – Ingreso de datos al sistema ERP
    – Se pesa con báscula el transporte descargado
    – Se entrega el pase de sálida al proveedor
    – Se inicia el proceso de pago a proveedores
  4. Gestión de Stock
    – Almacenamiento en estanterías RACKS al entrar el material
    – Sistema PEPS (Primero en Entrar – Primero en Salir)
  5.  Agentes o cargos que intervienen
    – Gerente de Compras
    – Almacenista
    – Analista
  6. Sistemas digitales utilizados en el Proceso
    – Sistema tipo E-procurement
    – ERP (Enterprise Resource Planning)

Autor Daniela Mateus, ve más información en: https://www.mindmeister.com/es/776672229/proceso-de-abastecimiento-pan-bimbo

Problemas de abastecimiento en una empresa


El buen abastecimiento va a depender de la disponibilidad de los bienes y servicios, de su correcto ordenamiento, así como de la logística y la distribución de los mismos. Si existiera un problema en cualquiera de las etapas mencionadas, entonces con seguridad encontraremos un problema dentro del proceso del abastecimiento.

Como un ejemplo sencillo tomemos a una empresa de retail como un supermercado que debe proveer, entre muchos otros productos, de pan a la población. Ahora digamos que el pan se lo compran únicamente a Bimbo y que la distribuidora de pan Bimbo más cercana está a 100 Km de distancia, por lo que los separan 80 Km de carretera, y que hubo una inundación y ahora Bimbo no puede pasar por la carretera hasta dentro de 10 días, y el supermercado no podrá vender ese pan a la población ¿Es un gran problema, no?.

También sería un problema si se calculan mal los niveles de stock que el supermercado necesita de pan y terminan comprando de más o de menos, o si existe una escasez global de trigo, y Bimbo no puede completar sus pedidos por este problema.

¿Empiezas a darte cuenta de la importancia de una correcta Gestión del abastecimiento?

¿Porque es importante el abastecimiento?


Para hacerlo simple, el abastecimiento es importante porque va a  conseguir todo lo que nuestra empresa necesita, en el tiempo adecuado y con la calidad  suficiente, para que nuestra empresa desarrolle sus actividades y así, podamos entregar  nuestro producto o servicio a nuestros clientes.

Si fallamos durante el abastecimiento, muy probable fallaremos a nuestros clientes, y por ende, pondremos en riesgo nuestra relación con ellos, en cambio, si fortalecemos nuestro proceso de abastecimiento, se vuelve una ventaja competitiva ya que conseguimos mejorar nuestras entregas a clientes, reducimos costos y por consecuencia, obtenemos mayores clientes.

¿Cuál es la función de abastecimiento?


La función de abastecimiento es asegurar que los suministros se compren al precio más competitivo posible, también el promover la comunicación con los proveedores y los planeadores o en su caso con los almacenistas, para lograr conocer los suministros que se necesitan, y asegurar que estos se entreguen en tiempo y forma, además de poder analizar los suministros críticos y prioritarios de la empresa, para evitar la falta o escasez de suministros.

Objetivos del abastecimiento


Durante todo el proceso en que la empresa recibe sus suministros, es necesario asegurar 4 objetivos clave que nos permitirán abastecernos de la manera más eficiente:

  1. Asegurar que los suministros se entreguen en tiempo y en condiciones adecuadas.
  2. Comprar los suministros a un precio competitivo.
  3. Contar con los proveedores adecuados.
  4. Planificar los suministros críticos y prioritarios de la empresa.

Dentro de los objetivos de abastecimiento resaltan las compras y la logística, ya que, es en estos procesos donde lograremos mover los suministros que ya compramos, a nuestras instalaciones, con el fin de almacenarlos y entregarlos a los usuarios finales. Ya sea que los proveedores se encarguen de la logística, o nuestra empresa cuente  con personal dedicado a esto exclusivamente, habrá que medirse si se recibe el material en el tiempo que nuestra empresa lo necesita.

¿Qué son las compras en abastecimiento?

El área de compras es la encargada de administrar la adquisición de materias primas, insumos, equipos y servicios necesarios para que la empresa logre desarrollar todas sus operaciones y actividades, en el tiempo adecuado y de la manera correcta. Pero para lograr su función dependerá de la rapidez y la claridad con la que el “cliente interno” comparta las necesidades que requiere su departamento. Pero ya hablaremos de este tema en profundidad más adelante.

¿Cuál es la logística del abastecimiento?

Para entender cómo se lleva a cabo la logística del abastecimiento, debemos conocer qué significa “logística”, su significado dentro del ámbito comercial se puede entender como la conexión entre los que producen y los que consumen, por lo que, será la encargada de unir  la distancia y el tiempo entre la producción y el mercado, a través de diferentes técnicas y medios con la finalidad de facilitar la comercialización en un punto de venta específico.

Dentro de estas técnicas y medios, veremos muchos aspectos como lo son: trámites en aduana si son compras internacionales, clasificación de materiales, fletes, empaque, embalaje, y el almacenamiento y surtimiento de los suministros.

Proceso de abastecimiento


Como ya habrás visto, el abastecimiento no es únicamente responsabilidad de un departamento (aunque si recae mucha responsabilidad en el departamento de compras), sino de todos los involucrados, desde la creación del producto o servicio hasta el pronóstico de consumo del mismo, por lo que podemos definir el proceso de abastecimiento en 6 pasos:

  1. Definición de los requerimientos: los usuarios deberán ser capaces de proporcionar toda la información necesaria desde características, cantidades, normas, documentación y demás datos que consideren necesario para facilitar la obtención de los suministros que se necesitan comprar o fabricar.
  2. Proceso de compra: ya con los requisitos del suministro, el equipo de compras podrá decidir la forma en que se van a adquirir los suministros, dependiendo de la condición de los mismos, pudiendo utilizar un trato directo, un catálogo de productos, un acuerdo, un contrato, una licitación o una subasta.
  3. Entrega de suministro: ya que se realizó la compra del material, ahora debemos realizar el seguimiento con el proveedor sobre el estatus de nuestro pedido y cuando esté listo, debemos acordar si lo vamos a recoger nosotros o si lo va a entregar el.
  4. Inspección del suministro: una vez en nuestras instalaciones, deberemos confirmar que el producto o servicio comprado cumplen con lo que solicitamos.
  5. Almacenamiento: si todo se encuentra tal como lo especifica nuestra orden de compra, lo almacenaremos o validaremos (dependiendo si es un producto o servicio) y se entregará a quien lo solicitó cuando este lo necesite.

¿Qué es la Gestión de Abastecimiento?


Ya platicamos al inicio sobre los factores de la gestión de abastecimiento, pero ahora veremos su definición, es el conjunto de operaciones y procesos que se realizan para administrar eficientemente la compra de los bienes o servicios en nuestra empresa, con la finalidad de evitar afectar nuestro flujo de suministros y nuestro inventario (por eso es clave contar con un plan de abastecimiento).

La correcta gestión de abastecimiento la podremos llevar a cabo siempre y cuando, sigamos los siguientes 4 puntos clave:

  1. Planificar: crear un plan de abastecimiento para evitar afectar nuestro flujo de suministros (este punto lo veremos más a detalle).
  2. Organizar: definir y asegurar los recursos necesarios que necesitamos para desarrollar nuestro plan de abastecimiento.
  3. Dirigir: desarrollar procesos y acciones que faciliten la entrega de los suministros.
  4. Controlar: medir y evaluar resultados, y corregir el plan de abastecimiento si es necesario.

¿Qué es un plan de abastecimiento?

Ya que tenemos todos los conceptos e ideas de lo que es y hace el abastecimiento, ahora podemos desarrollar el plan de abastecimiento, que se trata de digitalizar (escribo digitalizar, por que el lápiz y el papel ya no figuran en esto) los procesos para cubrir las necesidades de materiales y servicios en nuestra empresa, en un periodo de meses o años, dependiendo de la naturaleza del suministro.

Para lograr que el plan funcione, vamos a necesitar el apoyo y compromiso de varios departamentos dependiendo con los que cuente nuestra empresa,  podrían ser ingeniería de diseño, almacén, planeación, finanzas, y cualquier departamento que tenga una interacción directa con el área de compras (los “stakeholders”).

Este plan deberá permitir al equipo de compras entender porque se necesitan los materiales y servicios, y en base a esto realizar una estrategia para  decidir qué tipo de negociación utilizar, que tipo de acuerdo se necesita, los proveedores necesarios, así como también, permitirá que todos los departamentos entiendan las variables externas que podrían afectar el curso de nuestro plan de abastecimiento.

Considero clave estos puntos encontrados dentro del proceso de gestión de compras para lograr desarrollar el plan de abastecimiento:

  • Un pronóstico de venta o un pronóstico de la demanda, según la información con la que contemos.
  • Características prioritarias del suministro (la norma o requerimiento especìfico que es importante cumplir).
  • Costo objetivo del suministro de acuerdo al análisis de precios unitarios interno.
  • Visión futura de posibles proyectos o amenazas que puedan inhabilitar nuestra capacidad para realizar nuestro producto o servicio.

Beneficios de un plan de abastecimiento

  • Garantizar el flujo de suministros sin necesidad de llegar a una escasez.
  • Optimizar la comunicación entre departamentos y como consecuencia con el cliente.
  • Lograr manejar un departamento de compras activo y no reactivo (ya no màs apaga fuegos).
  • Mejorar el uso de los recursos,  utilizándolos de forma estratégica.
  • Disminuir costos al poder negociar con una demanda de mayor volumen y segmentada.
  • Contar con más recursos en caso de emergencias o variables externas.
  • Mejorar el manejo de las requisiciones de los usuarios y  con esto disminuir el tiempo del proceso de las órdenes de compra.
  • Una cadena de suministros más flexible.
  • Aumentar la participación de los proveedores y convertirlos en parte de la estrategia de inventarios.
  • Disminuir el volumen y el costo del inventario.

Tipos de abastecimiento


Como ya lo hemos visto a lo largo del artículo existen varios tipos de abastecimiento, por lo que te comparto los tipos de abastecimiento según  las necesidades y características de cada empresa:

  • Abastecimiento de bienes de consumo: productos o servicios que satisfacen necesidades de una manera directa
  • Abastecimiento de materia prima: componente natural o artificial que se transforma industrialmente para crear un producto
  • Abastecimiento interno: se emplea cuando la empresa tiene la habilidad de desarrollar un producto o servicio dentro de sus instalaciones y utilizarlo para satisfacer una necesidad de sus operaciones.
  • Abastecimiento externo: se emplea cuando la empresa no tiene la habilidad o el equipo necesario, para crear o desempeñar cierto producto o servicio, por lo que se debe conseguir fuera de la empresa con un proveedor.

De acuerdo al tipo de abastecimiento, podremos utilizar ciertos modelos empresariales, para mejorar el abastecimiento y nuestra ventaja competitiva de manera drástica como serían alianzas estratégicas, integraciones globales (Keiretsu), subcontrataciones, y la fusión o adquisición empresarial, obviamente, siempre y cuando realicemos el modelo de manera exitosa.

Dentro del abastecimiento, como ya lo he mencionado, existen 2 departamentos clave, compras y logística (aquí incluyo inventario), por lo que cada uno de estos departamentos cuenta con sus mejores prácticas para poder desempeñar sus funciones de la mejor manera, por lo que, en abastecimiento.org, únicamente me enfocaré en las compras, que son mi especialidad.

Pero de igual manera, si quieren conocer ciertas herramientas para mejorar el aprovisionamiento e inventario, recomiendo las siguientes herramientas de gestión de inventarios, las cuales desarrollaré independientemente en otros artículos.

  • Just In Time o JIT
  • VMI (Vendor Managed Inventory)
  • Safety Stock
  • Push Pull (Kan ban)
  • Punto de Reorden (Mínimos y Máximos)
  • Lote Económico (EOQ)

Conclusión


  • El abastecimiento en una empresa hace posible identificar y suministrar los bienes que nuestra empresa necesita para desarrollar sus operaciones.
  • Los elementos que integran el abastecimiento son los suministros, los proveedores, la logística, el almacenamiento y el aprovisionamiento.
  • El objetivo principal del abastecimiento es mantener un flujo ininterrumpido de bienes en nuestra empresa.
  • Necesitamos gestionar el abastecimiento para poder cumplir con sus objetivos, y para lograrlo, necesitamos crear el plan de abastecimiento (planificar ), y después dirigir el plan, organizarlo y controlarlo.
  • Un abastecimiento eficiente nos garantiza una ventaja competitiva ya que mejoramos las entregas y reducimos costos.

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