El abastecimiento es una de las funciones de mayor importancia dentro de una empresa porque se encarga de conseguir todo lo que un negocio o empresa necesita para desarrollar sus actividades y así, poder entregar nuestro producto o servicio a nuestros clientes sin contratiempos.

Por lo que podríamos decir, que la finalidad del abastecimiento es conseguir los materiales y/o servicios necesarios para la empresa, bajo los siguientes 3 principios:

• Obtener el mejor PRECIO posible
• Asegurar el TIEMPO de entrega
• Conseguir la CALIDAD adecuada

Es por esto, que si fallamos durante el abastecimiento, es muy probable que también fallemos a nuestros clientes, y por ende, pongamos en riesgo nuestra relación con ellos.

En cambio, si fortalecemos nuestro proceso de abastecimiento, se vuelve una ventaja competitiva, ya que mejoramos nuestras entregas a clientes, reducimos costos y por consecuencia, obtenemos mayores ingresos.

Por lo que la verdadera importancia del abastecimiento, si se realiza adecuadamente, será conseguir mayores ingresos al disminuir los costos y gastos operativos.

Abastecimiento en una empresa

De forma general, ya debes tener una idea de lo que es el abastecimiento, pero para dejarlo más claro, el abastecimiento se refiere al proceso de adquirir y proveer bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de una empresa o negocio, sin importar su tamaño.

En ocasiones se utiliza suministro como sinónimo de abastecimiento, por lo que es común escuchar que en algunas empresas se le conozca como área de abastecimiento, área de suministros o departamento de compras.

Entre más grande la empresa, mayor será la necesidad de que alguien que no sea el dueño se dedique completamente a conseguir materiales, negociar precios y términos de compra, así como asegurar la entrega en la empresa.

Cabe destacar, que sin importar si es una empresa o negocio pequeño, es de suma importancia que exista un proceso estructurado de suministro y que se gestione de una forma adecuada, ya que esto nos permitirá:

• Garantizar la disponibilidad de los suministros
• Hacer más eficiente el desempeño de todos los departamentos
• Conseguir mejores negociaciones con nuestros proveedores 

Y para lograr esto, a continuación podrás conocer lo más relevante para saber como desarrollar el abastecimiento en una empresa.

Funciones del abastecimiento

La función principal de abastecimiento es asegurar que los suministros se compren al precio más competitivo posible y asegurar que estos se entreguen en el tiempo y la forma pactada.

Si te das cuenta, se repiten los 3 principios: precio, tiempo y calidad.

Pero no es solo eso, ya que para realizar este proceso adecuadamente, es necesario poder analizar los suministros críticos y prioritarios de la empresa, para evitar la falta o escasez de bienes o servicios.

Identificar los suministros críticos es importante, porque estos son los que mayor impacto tienen en nuestra empresa, por lo que debemos tomar medidas para garantizar la disponibilidad de los mismos.

Algunas medidas podrían ser:

• Priorizar los suministros críticos en la planificación y el presupuesto
• Establecer acuerdos con proveedores para garantizar la continuidad del suministro
• Desarrollar un plan de contingencia por si llegará a haber escasez del suministro

También, un buen proceso de abastecimiento debe promover la comunicación adecuada con el equipo interno (planeación, calidad, almacén,etc.) así como con los proveedores.

Esto con la finalidad de conocer las características que debe cumplir el producto o servicio que se va a adquirir y así, asegurar que se cumplirá con las necesidades específicas de la empresa.

Algunas razones por las cuales es importante conocer a detalle las características del producto o servicio que se desea adquirir son:

• Asegurar que cumplirá con los estándares de calidad necesarios
• Asegurar que será compatible con los sistemas, productos y/o equipos existentes
• Evitar problemas de seguridad
• Reducción de costos al comparar diferentes opciones
• Cumplir con obligaciones legales, regulaciones y/o estándares globales

Ya con esta información podemos entender las diferencias clave entre suministro y abastecimiento, ya que muchas personas creen que significan lo mismo o incluso que son sinónimos, cuándo realmente el abastecimiento es el proceso en general.

Fuentes de abastecimiento en una empresa

Dependiendo de las características de lo que se necesite adquirir, tendremos 2 fuentes de suministro, los proveedores internos y los proveedores externos.

Un proveedor interno es aquel que pertenece a la misma empresa que el comprador, ya sea que nuestra empresa tenga varias sucursales o fábricas, o solo tenga una.

Un proveedor externo es una empresa, negocio o individuo que proporciona bienes o servicios a otra empresa, pero que no forma parte de ella. 

Como ejemplo, podríamos imaginar que nuestra empresa vende válvulas y para un pedido, un cliente requiere que una de las válvulas que le estamos vendiendo, se suelde junto con otra pieza, por lo que, según nuestra posición, podríamos hacer lo siguiente.

1. Adquirir con un proveedor externo el servicio de soldadura
2. Realizar el servicio de soldadura internamente, si contamos con el personal y el equipo adecuado para hacerlo

También va a depender en gran medida de la capacidad de nuestra empresa, ya que, podríamos contar con todo lo necesario para realizar la proveeduría de forma interna, pero puede que esto afecte nuestro desempeño, ocasionando retrasos o perjudicar nuestra calidad del producto o servicio.

Siempre hay que analizar lo que más convenga, de acuerdo a los principios del abastecimiento (precio, tiempo y calidad), por lo que algunos factores a considerar antes de elegir una fuente de abastecimiento serían:

• Comparar los precios entre hacerlo internamente o comprarlo externamente
• Evaluar la calidad del producto o servicio que se va a adquirir
• Revisar la capacidad para cumplir con la demanda y los plazos de entrega
• Considerar a detalle los beneficios de elegir al proveedor adecuado, ya que, al mejorar la relación con un proveedor, se pueden conseguir mayores beneficios
• Considerar los riesgos asociados, tanto el proveedor interno como externo pueden incumplir su servicio, por lo que habrá que elegir el que ofrezca un menor riesgo

Tipos de Abastecimiento

Los tipos de abastecimiento van a depender según las necesidades y características de cada empresa:

• Abastecimiento de bienes de consumo: es la adquisición y suministro de productos que son consumidos por las personas que laboran en la empresa, como alimentos, productos de limpieza, ropa, electrónica, etc.
• Abastecimiento de materia prima: es la adquisición y suministro de los insumos o materiales necesarios para nuestra producción, como metal, petróleo, madera, productos químicos, etc.
• Abastecimiento local: es la adquisición de bienes y servicios con proveedores locales, ya sea en nuestra ciudad o en otras ciudades de nuestro país.
• Abastecimiento global: es la adquisición de bienes y servicios con proveedores en diferentes partes del mundo.

Existen 3 departamentos clave dentro del abastecimiento, los cuales son planeación, compras y almacén y de acuerdo al tipo de abastecimiento, podremos utilizar ciertos modelos empresariales para mejorar estos departamentos de manera drástica y por ende, mejorar nuestra ventaja competitiva.

Algunos de estos modelos son:

• Planificación de la demanda (Demand Planning): se emplea para pronosticar la demanda de sus productos y servicios con el fin de optimizar el inventario y los niveles de producción.
• Sistemas de gestión de inventarios (Inventory Management Systems): se emplea para controlar los inventarios y  minimizar los costos asociados con el almacenamiento y la gestión de inventarios.
• Sistemas de gestión de la cadena de suministro (Supply Chain Management Systems): se emplean para planificar, ejecutar y controlar los procesos de la cadena de suministro, desde la adquisición de materiales hasta la entrega final al cliente.
• Sistemas de gestión de compras (Procurement Management Systems): se emplean para automatizar y optimizar los procesos de compras, desde la identificación de proveedores hasta la negociación de precios y la gestión de contratos.
• Lean Manufacturing: es una metodología para mejorar la eficiencia y reducir los costos a través de la eliminación de actividades y procesos que no agregan valor al producto final.
• Six Sigma: es una metodología que busca mejorar la calidad al reducir los errores y eliminar variables dentro del proceso que “entorpecen” el mismo.
• Análisis 80/20: es una herramienta que ayuda a analizar grandes cantidades de datos para identificar los datos que tienen un mayor impacto dentro de esa muestra de datos.

Problemas de abastecimiento en una empresa

Un buen abastecimiento va a depender de la disponibilidad de los bienes y servicios y de su correcto suministro, por lo que, cualquier cosa que afecte al mismo, serán considerados problemas de abastecimiento.

Esto se refiere a la falta de suministro de bienes o servicios causado por varios factores, como:

• Escasez de materias primas
• Problemas logísticos
• Interrupciones en la cadena de suministro
• Demanda excesiva

Los problemas de abastecimiento puede tener consecuencias de gran impacto en nuestra empresa, como retrasos a nuestros clientes, incumplimiento de contratos, problemas de seguridad e incluso aumento de precios.

Como un ejemplo sencillo tomemos a una empresa de retail como un supermercado que debe proveer, entre muchos otros productos, de pan a la población. 

Ahora digamos que el pan se lo compran únicamente a la empresa “Buen Pan” y que la distribuidora de “Buen Pan” más cercana está a 100 Km de distancia, por lo que los separan 80 Km de carretera, y que hubo una inundación y ahora “Buen Pan” no puede pasar por la carretera hasta dentro de 10 días.

Esto significa que el supermercado no podrá vender ese pan a la población. ¿Es un gran problema, no?

También sería un problema si se calculan mal los niveles de stock que el supermercado necesita de pan y terminan comprando de más o de menos, ya que, si tienen de menos, no podrán surtir a todos sus clientes, y si tienen de más, comenzarán a tener costos más elevados de inventario.

Otro problema sería si existe una escasez global de trigo, y “Buen Pan” no puede completar sus pedidos a tiempo por este problema.

Con todo esto, ya deberías por darte cuenta de la importancia de una correcta gestión del abastecimiento.

¿Qué es la gestión de abastecimiento?

La gestión de abastecimiento es el conjunto de operaciones y procesos que se realizan para administrar eficientemente la compra de los bienes o servicios en nuestra empresa, con la finalidad de evitar afectar nuestro flujo de suministros y nuestro inventario.

Es por esto, que para asegurar que se sigue un proceso eficiente, es necesario cumplir los 3 objetivos del abastecimiento:

1. Minimizar los costos asociados con el abastecimiento, incluyendo los costos de los suministros, así como su almacenamiento y transporte.
2. Contar con proveedores capacitados para cumplir con sus entregas en tiempo y en las condiciones adecuadas.
3. Planificar los suministros críticos y prioritarios de la empresa.

Dentro de estos objetivos resaltan las compras y la logística, ya que, estos departamentos se encargan de comprar y mover los suministros a nuestras instalaciones, con el fin de almacenarlos y entregarlos a los usuarios finales. 

Ya sea que los proveedores se encarguen de la logística, o nuestra empresa cuente con personal dedicado a esta, habrá que medir si se recibe el material en el tiempo que nuestra empresa lo necesita.

La correcta gestión de abastecimiento la podremos llevar a cabo siempre y cuando, sigamos los siguientes 4 puntos clave:

1. Planificar: crear un plan de abastecimiento para evitar afectar nuestro flujo de suministros (este punto lo veremos más a detalle).
2. Organizar: definir y asegurar los recursos necesarios que necesitamos para desarrollar nuestro plan de abastecimiento.
3. Dirigir: desarrollar procesos y acciones que faciliten la entrega de los suministros.
4. Controlar: medir y evaluar resultados, y corregir el plan de abastecimiento si es necesario.

¿Qué es un plan de abastecimiento?

El plan de abastecimiento es un documento digital (escribo digital, porque el lápiz y el papel ya no figuran en estos tiempos) donde se especifican los procesos a seguir para adquirir, almacenar y distribuir los bienes y servicios necesarios para el buen funcionamiento de nuestra empresa, en un periodo de meses o años, dependiendo de la naturaleza del suministro.

Un plan de abastecimiento deberá incluir información sobre los siguientes temas:

• Mantener el inventario actualizado
• Contar con la previsión de la demanda 
• Mostrar los proveedores actuales y sus contratos vigentes
• Contar con procedimientos y políticas actualizadas de compras
• Requisitos de almacenamiento y distribución
• Medir los indicadores clave de rendimiento
• Contar con procesos de gestión de riesgos y contingencias

Para lograr que el plan funcione, el departamento de compras lo necesita realizar en conjunto con los departamentos que interactúan directamente con el área de compras (dependiendo con los que contemos en nuestra empresa),como podrían ser ingeniería de diseño, almacén, producción, logística, planeación, finanzas.

Este plan deberá permitir al equipo de compras entender por qué se necesitan los materiales y servicios, y con base en esto, ejecutar una estrategia para decidir qué tipo de negociación utilizar, que tipo de acuerdo se necesita y los proveedores necesarios.

También permitirá que todos los departamentos entiendan las variables externas que podrían afectar el curso de nuestro plan de abastecimiento.

De todo lo anterior, considero clave desarrollar los siguientes 3 puntos para lograr un plan de abastecimiento efectivo:

1. Contar con un pronóstico de venta o un pronóstico de la demanda, sin este el departamento de compras no tiene manera de planificar el suministro.
2. Identificar las características prioritarias del suministro, como son las normas o requerimiento específicos que sean imprescindible cumplir.
3. Comunicación continua sobre posibles proyectos o amenazas que puedan inhabilitar nuestra capacidad para realizar nuestro producto o servicio.

Ciclo del abastecimiento

El ciclo del abastecimiento es el proceso continuo de planificar, adquirir, distribuir y controlar los bienes y servicios necesarios para el buen funcionamiento de una empresa, fábrica o negocio.

 En sí, para realizar el ciclo del abastecimiento, se debe contar con el personal y las herramientas necesarias para desarrollar las siguientes funciones:

• Suministros: son el conjunto de insumos pudiendo ser desde una pluma o una máquina especializada (bienes) hasta el conjunto de personas contratadas para desarrollar una tarea específica (servicios), que se ha identificado necesitamos comprar para nuestra empresa.
• Proveeduría: son las empresas internas o externas que nos suministran materias primas, materiales de consumo o servicios, que nosotros no somos capaces de producir o realizar, y que necesitamos.
• Logística: son el conjunto de actividades de transporte y distribución necesarias para controlar los bienes o servicios que compramos, y que lleguen de forma adecuada a su destino.
• Almacenamiento: es la acción de guardar o acumular los bienes o insumos, hasta que estos sean necesarios.
• Aprovisionamiento: es la actividad dentro del abastecimiento, que se encarga de anticipar el suministro de los elementos necesarios para que nuestra empresa subsista o funcione.

Ya con esta información podemos entender las diferencias clave entre suministro, aprovisionamiento y abastecimiento.

Conocer las funciones del ciclo de abastecimiento es esencial para poder identificar las áreas de oportunidad dentro del mismo y mejorarlas.

Proceso de abastecimiento

Como ya habrás visto, el abastecimiento no es únicamente responsabilidad de un departamento (aunque si recae mucha responsabilidad en el departamento de compras), sino de todos los involucrados, desde la creación del producto o servicio hasta el pronóstico de consumo del mismo, por lo que podemos definir el proceso de abastecimiento en 6 pasos:

• Definición de los requerimientos: los usuarios deberán ser capaces de proporcionar toda la información necesaria desde características, cantidades, normas, documentación y demás datos que consideren necesario para facilitar la obtención de los suministros que se necesitan comprar o fabricar.

• Proceso de compra: ya con los requisitos del suministro, el equipo de compras podrá decidir la forma en que se van a adquirir los suministros, dependiendo de la condición de los mismos, pudiendo utilizar un trato directo, un catálogo de productos, un acuerdo, un contrato, una licitación o una subasta.

• Entrega de suministro: ya que se realizó la compra del material, ahora debemos realizar el seguimiento con el proveedor sobre el estatus de nuestro pedido y cuando esté listo, debemos acordar si lo vamos a recoger nosotros o si lo va a entregar el proveedor.

• Inspección del suministro: una vez en nuestras instalaciones, deberemos confirmar que el producto o servicio comprado cumplen con lo que solicitamos.

• Almacenamiento: si todo se encuentra tal como lo especifica nuestra orden de compra, lo almacenaremos o validaremos (dependiendo si es un producto o servicio) y se entregará a quien lo solicitó cuando este lo necesite.

• Evaluación: se monitorea y evalúa el rendimiento de todo proceso de abastecimiento y se toman medidas correctivas en caso de ser necesario.

Cada etapa del proceso de abastecimiento está interconectada y es importante que se ejecute de manera eficiente para garantizar la continuidad del negocio, cumplir con los objetivos de costos, calidad y servicio al cliente interno y así, contribuir al desarrollo general de la empresa.

Ejemplo de abastecimiento

Aquí podrás conocer un ejemplo de abastecimiento de como lo hace una empresa de panificación, conocida como Grupo Bimbo, esta una de las panificadoras más importantes del mundo con presencia en más de 32 países, y que ha adquirido más de 100 marcas a lo largo de sus 75 años de operación.

Por lo que podemos asegurar, que cuenta con una buena gestión de su abastecimiento, o si no, no hubieran sido capaces de lograr todo lo que han logrado, por eso aquí te dejo el ejemplo de cómo ellos realizan su abastecimiento:

Identificación de las necesidades

• El encargado de inventario actualiza la demanda de suministro desde el almacén central de la fábrica, según las necesidades de stock
• Selección fuentes de suministro
• Convocatoria: Vía e-procurement
• Requisitos o características: Formato con las características del producto como especificaciones y requisitos de calidad
• Selección de proveedor y negociación
• Evaluación de los proveedores elegidos
• Envío del código de ética a Proveedores

Proceso de compras

La programación del pedido se realiza determinando los días de existencia de un producto mediante un sistema de abastecimiento, el cual envía una alerta al casi agotarse un insumo, y se procede a verificar con el almacenista en físico para llamar a los proveedores y realizar el pedido.

• Alerta de falta de suministro
• Realización del pedido
• Envío del pedido por parte del proveedor
• Se verifica en recepción si es un pedido programado
• Se permite el acceso al almacén
• Se recibe la documentación y/o factura
• Inspección de calidad
• Ingreso de datos al sistema ERP
• Se pesa con báscula el transporte descargado
• Se entrega el pase de salida al proveedor
• Se inicia el proceso de pago a proveedores

Gestión de Stock

• Almacenamiento en estanterías RACKS al entrar el material
• Sistema PEPS (Primero en Entrar – Primero en Salir)

 Agentes o cargos que intervienen

• Gerente de Compras
• Almacenista
• Analista de calidad
• Proveedor

Sistemas digitales utilizados en el Proceso

• Sistema tipo E-procurement
• ERP (Enterprise Resource Planning)

Autora Daniela Mateus, ve más información en: https://www.mindmeister.com/es/776672229/proceso-de-abastecimiento-pan-bimbo

Conclusión

• El abastecimiento en una empresa hace posible identificar y suministrar los bienes que nuestra empresa necesita para desarrollar sus operaciones.
• Los elementos que integran el abastecimiento son los suministros, los proveedores, la logística, el almacenamiento y el aprovisionamiento.
• El objetivo principal del abastecimiento es mantener un flujo ininterrumpido de bienes en nuestra empresa.
• Necesitamos gestionar el abastecimiento para poder cumplir con sus objetivos, y para lograrlo, necesitamos crear el plan de abastecimiento (planificar ), y después dirigir el plan, organizarlo y controlarlo.
• Un abastecimiento eficiente nos garantiza una ventaja competitiva, ya que mejoramos las entregas y reducimos costos.

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